De gemeente Aa en Hunze levert een breed scala aan externe producten. Voor het leveren van deze producten is interne ondersteuning en facilitering noodzakelijk. De bedrijfsvoering ondersteunt de uitvoering van de programma’s. Het welslagen van de programma’s is zodoende in belangrijke mate afhankelijk van de kwaliteit van de bedrijfsvoering.
In deze paragraaf worden de belangrijkste bedrijfsvoeringaspecten nader belicht. Het gaat om de volgende onderwerpen:
- Organisatieontwikkeling en personeelsbeleid
- Dienstverlening
- Informatisering en automatisering
- Samenwerking Drentsche Aa
De bedrijfsvoering is een zaak van het college en het directieteam, waarbij wij het van belang vinden om hierover in verbinding te staan met de raad. Wij zullen de raad betrekken bij de discussie over een aantal kernvraagstukken met betrekking tot ontwikkeling van onze organisatie.
Organisatieontwikkeling en personeelsbeleid
In onze organisatieontwikkeling werken we aan ons doel om de effectief en efficiënt functionerende organisatie te zijn die in staat is om aan te sluiten bij de behoeften en wensen van inwoners en politiek. De maatschappelijke context van ons werk is complexer geworden. Ontwikkelingen gaan snel, vaak zijn meerdere partijen betrokken in een vraagstuk en is er een gezamenlijke aanpak vanuit verschillende vakdisciplines nodig. Aansluitend bij de strategische toekomstvisie van de gemeente is het bovendien onze ambitie dat inwoners, bedrijven en instellingen een stevige rol hebben bij de aanpak van maatschappelijke vraagstukken. Maatschappelijke context, ontwikkelingen en ambitie betekenen een veranderopgave voor de organisatie. We willen in staat zijn om flexibel te kunnen meebewegen met wat nodig is. Dat betekent dat we op andere manieren werken. Vaker in programma's en projecten om vanuit de opgave te kunnen bepalen wie en wat nodig zijn. En vanuit andere houding en gedrag. Minder vanuit regels en wetten, meer vanuit het effect dat we willen bereiken (de bedoeling). Minder vanuit controle, meer vanuit vertrouwen. Standaard waar het kan en maatwerk waar het nodig is. Als relatief kleine organisatie is het belangrijk om voldoende kwalitatief goede medewerkers te hebben en te houden. Belangrijk ook omdat we willen inzetten om vooral een organisatie te worden waar het aantrekkelijk is voor jongeren om te werken en daarmee dus meer een opleidingsorganisatie worden.
Van medewerkers vraagt het dat zij flexibeler zijn in hun werk, dat zij breder kijken dan het eigen vakgebied en dat zij in staat zijn hun rol in het proces te kunnen vervullen. We zetten daarbij in op de verdere ontwikkeling van de individuele talenten van medewerkers. Concreet betekent het dat medewerkers naast, in plaats van of binnen hun functie tijdelijk een andere rol kunnen uitvoeren. Bijvoorbeeld als projectleider, lid van een projectgroep of deelnemer in een scrum. Bovendien investeren we in training, opleiding en coaching en kiezen we er soms bewust voor om te experimenteren met een nieuwe manier van werken. Daarbij sturen we op het nemen van regie en verantwoordelijkheid door medewerkers. Zo beleggen we verantwoordelijkheden laag in de organisatie. Leidinggevenden geven richting, bieden ruimte en vragen resultaat.
De koers van de organisatie en de actualiteit bepalen het personeelsbeleid. Daarmee moet het beleid bijdragen aan de veranderopgave, zoals bijvoorbeeld aan de ontwikkeling van de individuele talenten van medewerkers. Maar ook aan andere actuele ontwikkelingen, zoals het plaats-onafhankelijk werken dat door corona een vlucht heeft genomen en blijvend effect zal hebben. In 2021 houden we het bestaande beleid tegen het licht en willen we aan de slag met een samenhangend en vernieuwend personeelsbeleid dat bijdraagt aan de veranderopgave en de actualiteit. Concreet betekent dit het ontwikkelen van nieuw beleid waar nodig en het actualiseren van bestaand beleid.
Een belangrijke ontwikkeling in 2021 is verder dat medewerkers die voorheen bij het werkvoorzieningsschap Alescon werkten in onze organisatie komen werken. Het gaat hierbij om medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt en werkzaam in het Beheer Openbare Ruimte (BOR). Met de huidige medewerkers van onze buitendienst gaan zij 1 team vormen. Hiermee geeft de gemeente uitvoering aan de Participatiewet, waarvan het opheffen van de gemeenschappelijke regeling Alescon in 2019 een gevolg was. Onze visie is: "wij bieden zinvol werk in een passende werkomgeving aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Iedereen wordt gezien, doet mee, voelt zich gewaardeerd, vergroot zijn mogelijkheden én is trots". Vanuit die visie willen we zorgen voor een goede integratie van medewerkers in de organisatie.
Wat gaan we doen in 2021 en volgende jaren Wanneer
- Uitvoering organisatieontwikkeling 2021 e.v
- Samenhangend en vernieuwend personeelsbeleid 2021 e.v.
- Integratie medewerkers Participatiewet in gemeentelijke organisatie (BOR) 2021 e.v.
Personeelsbudget 2021
Bij de vaststelling van de begroting 2005 is de systematiek van het taakstellend personeelsbudget ingevoerd.
In het kort komen die afspraken op het volgende neer:
- Salariskosten 2005 dienen als vast uitgangspunt voor de ramingen in de komende jaren. Dat basisbedrag is vastgesteld op € 9.004.000.
- Vanaf 2006 mag het basisbedrag 2005 maximaal worden verhoogd met de component prijsstijging van de algemene uitkering.
- De raad wordt jaarlijks bij de begroting geïnformeerd over de stand van zaken.
Actuele ontwikkelingen
Volgens de systematiek van het taakstellend personeelsbudget wordt het loonbudget maximaal verhoogd met het prijsindexcijfer voor overheidsconsumptie, beloning werknemers van de algemene uitkering. In 2021 is een component prijsstijging doorberekend van 2,4%. De nu geldende CAO loopt van 1 januari 2019 tot 1 januari 2021. Het percentage loonstijging vanuit de nieuwe CAO voor 2021 en verder is op dit moment niet bekend.
Budgettaire gevolgen
Wij hebben het loonbudget in 2021 conform de systematiek verhoogd met een prijsstijging van 2,4%, ofwel € 318.000. Uit dit bedrag worden naast de loonstijging vanuit de CAO ook de mutaties van premies en de periodieke verhogingen bekostigd. Afhankelijk van de nieuwe CAO zal blijken of dit bedrag voldoende is om de loonkosten te dekken. Het eventuele verschil komt vervolgens tot uitdrukking in een taakstelling.
Financiële vertaling:
Het salarisbedrag is samengesteld uit een tweetal componenten, t.w.: kosten ambtelijk apparaat volgens de normformatie en kosten van het bestuur. Op basis van bovengenoemde indeling volgt onderstaand het overzicht van het taakstellende budget voor 2021.
| Taakstellend budget voor 2021 | |||
| Ambtelijke normformatie | Bestuur | Totaal | |
| Basisbedrag taakstellend budget 2020 | 12.534.000 | 436.000 | 12.970.000 |
| Bijstellingen in 2020 | 448.000 | 0 | 448.000 |
| Bijgesteld basisbedrag voor 2020 | 12.982.000 | 436.000 | 13.418.000 |
| Compensatie prijsstijging (2,4%) | 308.000 | 10.000 | 318.000 |
| Taakstellend budget 2021 | 13.290.000 | 446.000 | 13.736.000 |
Voor 2021 is een berekening gemaakt van de te verwachten salariskosten. In relatie tot het taakstellende budget geeft dit het volgende beeld:
| Ambtelijke normformatie | Bestuur | Totaal | |
| Taakstellend budget 2021 | 13.290.000 | 446.000 | 13.736.000 |
| Verwachte loonsom 2021 | 13.389.000 | 462.000 | 13.851.000 |
| Verschil | -99.000 | -16.000 | -115.000 |
Per saldo is er sprake van een tekort ten opzichte van het taakstellend personeelsbudget van € 115.000. Een bedrag van € 157.000 betreft medewerkers die geen onderdeel uitmaken van de structurele formatie. In 2021 wordt dit bedrag gedekt binnen projecten, door inzet van gelden uit de vacatureruimte en incidentele budgetten. In de afgelopen jaren zijn de geprognostiseerde tekorten gedekt uit de incidentele voordelen uit de vacatureruimte. Door o.a. de toename van het ziekteverzuim en een grotere inhuur als gevolg daarvan is de mogelijkheid om de kosten te dekken binnen de personeelsbudgetten onder grote druk komen te staan.
Sturing en regie
We zetten in op een andere manier van werken waarbij aandacht is voor sturing en regie op de gewenste effecten in de samenleving. Dit hebben we gedaan met Aa en Hunze stroomt en dit is met AndersOmDoen concreter geworden. Hier gaan we in 2021 mee verder.
In 2019/2020 heeft elke medewerker een discover test gehad waarbij we hebben gekeken naar de talenten van elke medewerker. In 2021 gaan we in overleg met de medewerkers om te kijken hoe we deze talenten het beste voor de organisatiedoelstellingen kunnen inzetten. Dit doen we ook door anders met elkaar in gesprek te gaan en het individueel werkplan (IWP) wat elke medewerker zelf gaat opstellen.
Om de talenten van medewerkers maximaal in te kunnen zetten willen we een flexibele schil organiseren zodat medewerkers naast hun specialisme ook andere rollen kunnen oppakken binnen bijvoorbeeld een project of programma. Dat doen voor de ontwikkeling van onze medewerkers en dat moet ook als effect hebben dat minder externe inhuur noodzakelijk is.
Met het programma AndersOmDoen zijn in de organisatie in 2019 en 2020 stappen gezet in ander houding en gedrag, passend bij de veranderopgave waar we als raad, college en organisatie voor staan. In 2021 ronden we de implementatie van het ondersteunende instrumentarium af. Ook passen we de werkplekken van medewerkers aan zodat er makkelijker digitaal kan worden samengewerkt. Zowel intern als extern.
Een aandachtspunt is dat we beter zicht krijgen op de formatie en waar deze voor wordt ingezet. We willen ook graag een koppeling tussen de ambities en de formatie waardoor we realistisch kunnen begroten en waar kunnen maken wat we beloven. Dat is op verschillende punten in de begroting al wel benoemd, alleen een daadwerkelijke onderverdeling van budgetten op personele en overige uitvoeringskosten heeft nog niet plaatsgevonden. Daar zijn we mee aan de slag en krijgt in 2021 een vervolg.
Dit is des te meer nodig, omdat de organisatie onder andere als gevolg van de extra werkzaamheden in verband met Corona (naast de andere twee crises) onder druk staat. We houden nadrukkelijk oog voor de belastbaarheid van onze organisatie.
De formatie zal ook 1 van de onderdelen zijn die terug gaan komen in de nieuwe managementrapportage. De managementrapportage zal net als voorheen terugkijken naar het verleden maar moet ook iets gaan zeggen over de toekomst. Als we goed zicht hebben op alle informatie die beschikbaar is kunnen we op basis van aannames ook voorspellingen doen over de toekomst. Daarnaast maken we onderscheid tussen de verschillende lagen van managementinformatie. Operationele data is bijvoorbeeld heel geschikt voor realtime informatie. Strategische informatie moet juist ook van analyse worden voorzien. Voor beide willen we dan ook andere instrumenten inzetten.
Zicht hebben op de bedrijfsvoering komt ook terug bij de accountantscontrole. In 2021 verschuift de rechtmatigheidsverantwoording van de accountant naar het college. Tot en met 2020 verstrekt de accountant nog een controleverklaring met een oordeel inzake getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekeningen van gemeenten. De accountant geeft vanaf 2021 alleen nog een controleverklaring af met een oordeel inzake de getrouwheid van de jaarrekening. Onderdeel daarvan is de rechtmatigheidsverantwoording maar die wordt dus door het college vastgesteld. Dit betekent dat wij zelf moeten kunnen aantonen dat er rechtmatig wordt gewerkt. Dit bereiden we voor in 2020 maar moet in 2021 geïmplementeerd zijn.
Dienstverlening
De toekomst van de overheidsdienstverlening ligt bij gemeenten. De klantcontactcentra van gemeenten zullen het eerste aanspreekpunt zijn voor vragen van burgers en ondernemers over overheidszaken. Om te kunnen voldoen aan de toekomstverwachtingen, is het belangrijk de klant centraal te stellen. Vragen van burgers komen daarom via alle kanalen – telefoon, balie, post, internet – binnen bij het team Frontoffice, het KCC van de gemeente Aa en Hunze.
De verschillende klantcontacten in de organisatie worden constant gemonitord en daar waar wenselijk en mogelijk verbeterd. In 2018 zijn de resultaten van deze monitoring verder geanalyseerd en verbreed met de resultaten van de burgerpeiling en het klanttevredenheidsonderzoek “Waar staat je gemeente”.
Verder op de ingeslagen weg
De cijfers van het onderzoek naar de klanttevredenheid van bezoekers van de balies in het gemeentehuis laat zien dat wij tevreden klanten hebben. Bezoekers geven hierin aan dat zij zeer tevreden zijn met de huidige openingstijden en mogelijkheden (op afspraak en vrije inloop). Daarnaast zijn de bezoekers zeer tevreden over de korte wachttijden en zijn er prima cijfers voor de geboden service (vriendelijke en deskundige medewerkers) aan het loket.
Bij het beoordelen van dienstverlening zijn de zogenaamde hostmanship-aspecten van groter belang dan de ‘instrumentele’ aspecten. Het tonen van deskundigheid en inlevingsvermogen, de bereidheid om te helpen, het tonen van verantwoordelijkheid en het aandragen van oplossingen en ideeën worden in landelijke onderzoeken en tijdens de corona-crisis gezien als de belangrijkste factoren voor een goede en betrouwbare dienstverlening.
De ingeslagen weg ten aanzien van digitale dienstverlening wordt natuurlijk verder door ontwikkeld. Onze klanten worden steeds meer in de gelegenheid gesteld om hun zaken zelf te regelen op een voor de klant passend moment en door uitbreiding van moderne dienstverleningskanalen en sociale media.
Dienstverlening en transparantie
Naast de uitbreiding van de digitale dienstverlening zullen in 2021 aan de hand van de bestaande afspraken uit het “garantiebewijs dienstverlening”, de verschillende aspecten van de huidige reguliere dienstverlening tegen het licht worden gehouden.
Het is belangrijk dat we in de organisatie en naar onze klanten duidelijk zijn over de kwaliteit van onze gewenste dienstverlening. Daarom gaan we deze bestaande klantafspraken intern nogmaals duidelijk communiceren, nakomen en toetsen.
In 2021 zal deze focus op de “klantgerichtheid” van de organisatie continue worden gemonitord. De komst van een nieuwe en verbeterde telefonie mogelijkheden kan dit gewenste doel goed ondersteunen.
Informatisering en automatisering
De digitalisering zet door!
De informatievoorziening wordt steeds meer ondersteund met moderne digitale middelen. Een belangrijke ontwikkeling die inmiddels al een paar jaar gaande is, is de ontwikkeling van de 'common ground' gedachte. Deze gedachte is gebaseerd op het Estlandse model waarin de informatievoorziening helemaal opnieuw is opgezet. Hierdoor geïnspireerd willen de gemeenten dat de informatievoorziening structureel anders moet worden ingericht omdat men vastloopt met de huidige systemen en alle bijbehorende koppelingen. Daarnaast moet het de onafhankelijkheid van bestaande leveranciers vergroten. We volgen deze landelijke modernisering van de informatievoorziening en passen deze toe waar het voor onze gemeente iets oplevert.
In het kader van het ‘samen organiseren’ worden steeds meer zaken gezamenlijk opgepakt door gemeenten onder de vlag van VNG realisatie. Een belangrijk project is de vervanging van onze vaste telefonie. De implementatie vindt plaats in de tweede helft van 2021. Voor de lijnverbindingen wordt hierbij samengewerkt met de gemeente Assen.
Het gebruik van Office 365 heeft een snelle vlucht genomen door de Corona crisis. Met name het gebruik van video-vergaderen en het online delen van documenten. In 2021 gaan we gebruik maken van een nieuw intranet waarin deze samen met office 365 een belangrijk onderdeel vormen van de nieuwe digitale werkplek.
Al tien jaar wordt de bedrijfsvoering en de dienstverlening van Aa en Hunze zaakgericht ondersteund met het informatiesysteem Digimeente van Green Valley (nu Visma-Roxit). Door aflopende contracten, marktontwikkelingen en een ander inzicht in het zaakgericht werken gaan we in 2021 een nieuw zaakgericht systeem implementeren. Dit heeft impact op iedereen in de organisatie.
Een aantal belangrijke vergunningsverlening en handhavingsprocessen gaan we onderbrengen in een apart informatiesysteem. Deze werkzaamheden zijn noodzakelijk voor de invoering van de nieuwe omgevingswet die per 1-1-2022 wordt ingevoerd.
Andere belangrijke zaken (op hoofdlijnen) waar in 2021 aandacht aan wordt besteed zijn:
- Het doorontwikkelen van de planning en controlcyclus.
- Ondersteuning van diverse thema’s met GIS functionaliteit zoals bijvoorbeeld energietransitie en biodiversiteit.
- Het optimaliseren van de basisregistraties en het verhogen van de kwaliteit van o.a. de BAG, BGT en Wkpb.
- Het verder invulling geven aan het datagedreven werken.
- Het anders inrichten van het functionele beheer van informatiesystemen.
- Het in nauw overleg met de bedrijfsarts terugdringen van het langdurig ziekteverzuim.
Automatisering
De inspanning bij automatisering in 2021 zal vooral gericht zijn op het beheersbaar houden en optimaliseren van de infrastructuur, waaronder de nieuwe vaste telefonie. Hieronder vallen ook de technische beveiligingsmaatregelen die vanuit de Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO) worden gesteld.
Informatieveiligheid en privacy
Informatieveiligheid en privacy blijven de komende tijd belangrijke items. Ook in 2021 is er blijvend aandacht voor de bewustwording van medewerkers. Verdere concrete acties in 2021 zijn:
- het blijven uitvoeren van privacyscans op risicovolle processen;
- het monitoren van de acties uit de verantwoording over informatieveiligheid (ENSIA);
- het verder inrichten van het cyclisch werken met gebruik van het ondersteunende informatiesysteem;
- De invoering van de Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO) die de opvolger is van de Baseline Informatieveiligheid Gemeenten (BIG).