Meer
Publicatiedatum: 16-10-2019

Inhoud

Programma onderdelen

Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering

De gemeente Aa en Hunze levert een breed scala aan externe producten. Voor het leveren van deze producten is interne ondersteuning en facilitering noodzakelijk. De bedrijfsvoering ondersteunt de uitvoering van de programma’s. Het welslagen van de programma’s is zodoende in belangrijke mate afhankelijk van de kwaliteit van de bedrijfsvoering.

In deze paragraaf worden de belangrijkste bedrijfsvoeringaspecten nader belicht. Het gaat om de volgende onderwerpen:

  • Organisatieontwikkeling en personeelsbeleid
  • Dienstverlening
  • Informatisering en automatisering
  • Samenwerking Drentsche Aa

 

De bedrijfsvoering is een zaak van het college en het managementteam, maar wij vinden een goede samenwerking met de raad op dit punt van groot belang. Wij willen de raad betrekken bij de discussie over een aantal kernvraagstukken met betrekking tot ontwikkeling van onze organisatie en zien dat als een gezamenlijke verantwoordelijkheid.

 

Organisatieontwikkeling en personeelsbeleid

In Aa en Hunze stroomt! werken we aan ons doel om de effectief en efficiënt functionerende organisatie te zijn die in staat is om aan te sluiten bij de behoeften en wensen van inwoners en politiek. We zijn allemaal betrokken: medewerkers, teams en management en we verbinden binnen en buiten. De basis is de strategische toekomstvisie van de gemeente, waarin de koers voor de komende jaren staat beschreven. In de toekomstvisie staat de ambitie van de gemeente om meer te besturen vanuit co-creatie. Inwoners, bedrijven en instellingen hebben dan een stevige rol bij de aanpak van maatschappelijke vraagstukken. Dit vraagt om een andere manier van werken. We zetten hierin stappen vanuit het principe dat we in ons werk de dingen anders doen en het verschil maken (‘in het werk aan het werk’).

Jaarlijks stellen we een van onze 5 kerncompetenties centraal. In 2019 is dat Flexibiliteit. Dit vertaalt zich bijvoorbeeld in een andere aanpak van vraagstukken. Steeds vaker in co-creatie. Soms vanuit de lijnorganisatie, maar ook vanuit een programma of project of in de vorm van scrum. Zo werken we dagelijkse aan de effectief en effciciënt werkende organisatie die in staat is om aan te sluiten bij de behoeften en wensen van inwoners en politiek. Voor de inhoud van vraagstukken levert dit merkbaar resultaat op. Bovendien zien we dat de andere manieren van werken ervoor zorgen dat talenten van medewerkers beter benut worden en dat zij flexibeler worden in het werk. We vervolgen de richting die we hebben ingezet.

“Aa en Hunze stroomt!” is bepalend in het personeelsbeleid. Samen met het personeelsinstrumentarium moet dat bijdragen aan de geschetste opgave. Onderwerpen zijn bijvoorbeeld mobiliteit en flexibiliteit van medewerkers, talentmanagement, de gesprekscyclus en duurzame inzetbaarheid.

Verder willen we graag een bijdrage blijven leveren aan de kansen op de arbeidsmarkt voor mensen vanuit specifieke doelgroepen. We bieden jaarlijks enkele BBL-leerlingen (BBL = Beroeps Begeleidende Leerweg) de mogelijkheid om werkervaring op te doen, om zo de kansen op de arbeidsmarkt te vergroten. Dit jaar bieden zijn 2 BBL’ers bij ons aan de slag in een werkervaringsplaats (team Samenleving en team Buitendienst).

 

Wat gaan we doen in 2020 en volgende jaren                                                                                                                                                        Wanneer

  • Uitvoering Aa en Hunze stroomt!                                                                                                                                                                      2020 e.v.
  • Doorontwikkelen personeelsbeleid en personeelsinstrumentarium vanuit opgave Aa en Hunze stroomt!        2020 e.v.
  • Bevorderen doorstroming van mensen in een specifieke doelgroep op de arbeidsmarkt                                                2020 e.v.

Personeelsbudget 2020

Bij de vaststelling van de begroting 2005 is de systematiek van het taakstellend personeelsbudget ingevoerd.

In het kort komen die afspraken op het volgende neer:

  1. Salariskosten 2005 dienen als vast uitgangspunt voor de ramingen in de komende jaren. Dat basisbedrag is vastgesteld op € 9.004.000.
  2. Vanaf 2006 mag het basisbedrag 2005 maximaal worden verhoogd met de component prijsstijging van de algemene uitkering.
  3. De raad wordt jaarlijks bij de begroting geïnformeerd over de stand van zaken.

Actuele ontwikkelingen

Volgens de systematiek van het taakstellend personeelsbudget wordt het loonbudget maximaal verhoogd met de compensatie prijsstijging van de algemene uitkering. In 2020 is een component prijsstijging doorberekend van 2,6%. In 2019 2,7%. De onlangs afgesloten CAO loopt van 1 januari 2019 tot 1 januari 2021. De totale loonstijging in twee jaar tijd komt uit op 6,25%.

Budgettaire gevolgen

Wij hebben het loonbudget in 2020 conform de systematiek verhoogd met een prijsstijging van 2,6%, ofwel € 336.000. In 2019 was dat € 324.000. Totaal € 660.000.

Als gevolg van de nieuw afgesloten Cao, de stijging van met name de pensioenpremie en de periodieke verhogingen, is de werkelijk verwachte loonsom fors hoger. Respectievelijk € 782.000, € 98.000 en € 40.000. Totaal € 920.000. Dit betekent een tekort van € 260.000 ten opzichte van het loonbudget. Dit tekort wordt opgevangen door een verlaging van de prijsontwikkeling 2020.

Financiële vertaling:

Het salarisbedrag is samengesteld uit een tweetal componenten, t.w.: kosten ambtelijk apparaat volgens de normformatie en kosten van het bestuur. Op basis van bovengenoemde indeling volgt onderstaand het overzicht van het taakstellende budget voor 2020.

Taakstellend budget voor 2020
Ambtelijke Bestuur Totaal
Normformatie
Basisbedrag taakstellend budget 2019 11.877.000 425.000 12.302.000
Bijstellingen in 2019 structureel 119.000 0 119.000
Bijgesteld basisbedrag voor 2019 11.996.000 425.000 12.421.000
Compensatie prijsstijging (2,6%) 325.000 11.000 336.000
Compensatie tekort 258.000 2.000 260.000
Overige bijstellingen -48.000 0 -48.000
Taakstellend budget 2020 12.531.000 438.000 12.969.000

Voor 2020 is een berekening gemaakt van de werkelijk in 2020 te verwachten salariskosten. In relatie tot het taakstellende budget geeft dit het volgende beeld:

Ambtelijk Bestuur Totaal
Normformatie
Taakstellend budget 2020 12.531.000 438.000 12.969.000
Werkelijk verwachte loonsom in 2020 12.939.000 437.000 13.376.000
Verschil -408.000 1.000 -407.000

Per saldo is er sprake van een tekort ten opzichte van het taakstellend personeelsbudget van € 408.000. Een bedrag van € 394.000 betreft medewerkers die geen onderdeel uitmaken van de structurele formatie. In 2020 wordt dit bedrag gedekt binnen projecten, door detacheringsbijdragen en incidentele budgetten. Exclusief dit bedrag komt de taakstelling uit op € 14.000, dat binnen het personeelsbudget moet worden opgevangen. In de afgelopen jaren zijn de geprognotiseerde tekorten gedekt uit de incidentele voordelen uit de vacatureruimte, echter door de gerealiseerde organisatieverandering en het lagere aantal vacatures is dit onder druk komen te staan. De verwachting is dat tekort voor 2020 binnen de personeelsbudgetten kan worden opgevangen.

Dienstverlening

De toekomst van de overheidsdienstverlening ligt bij gemeenten. De klantcontactcentra van gemeenten zullen het eerste aanspreekpunt zijn voor vragen van burgers en ondernemers over overheidszaken. Om te kunnen voldoen aan de toekomstverwachtingen, is het belangrijk de klant centraal te stellen. Vragen van burgers komen daarom via alle kanalen – telefoon, balie, post, internet – binnen bij het team Frontoffice, het KCC van de gemeente Aa en Hunze.

De verschillende klantcontacten in de organisatie worden constant gemonitord en daar waar wenselijk en mogelijk verbeterd. In 2018 zijn de resultaten van deze monitoring verder geanalyseerd en verbreed met de resultaten van de burgerpeiling en het klanttevredenheidsonderzoek “Waar staat je gemeente”.

Verder op de ingeslagen weg

De cijfers van het onderzoek naar de klanttevredenheid van bezoekers van de balies in het gemeentehuis laten zien dat wij tevreden klanten hebben. Het rapportcijfer voor het bezoek aan het loket is gestegen naar een uitstekende 8.7, een mooi resultaat en een verbetering ten opzichte van het resultaat in 2012 (7,9). Bezoekers geven in het klanttevredenheidsonderzoek aan dat zij zeer tevreden zijn met de huidige openingstijden en mogelijkheden (op afspraak en vrije inloop). Daarnaast zijn de bezoekers zeer tevreden over de korte wachttijden en zijn er prima cijfers voor de geboden service (vriendelijke en deskundige medewerkers) aan het loket

Bij het beoordelen van dienstverlening zijn de zogenaamde hostmanship-aspecten van groter belang dan de ‘instrumentele’ aspecten. Het tonen van deskundigheid en inlevingsvermogen, de bereidheid om te helpen, het tonen van verantwoordelijkheid en het aandragen van oplossingen en ideeën worden in landelijke onderzoeken gezien als de belangrijkste factoren voor een goede dienstverlening.

De ingeslagen weg ten aanzien van digitalisering wordt ook in 2018 en hierna verder vervolgd. Onze klanten worden steeds meer in de gelegenheid gesteld om hun zaken zelf te regelen op een voor de klant passend moment en door uitbreiding van moderne dienstverleningskanalen en sociale media.

Dienstverlening en transparantie

Naast de uitbreiding van de digitale dienstverlening zullen in 2019 aan de hand van de bestaande afspraken uit het “garantiebewijs dienstverlening”, de verschillende aspecten van de huidige reguliere dienstverlening tegen het licht worden gehouden. Het is belangrijk dat we in de organisatie en naar onze klanten duidelijk zijn over de kwaliteit van onze gewenste dienstverlening. Daarom gaan we deze bestaande klantafspraken intern nogmaals duidelijk communiceren, nakomen en toetsen.

In 2020 zal deze focus op de “klantgerichtheid” van de organisatie continue worden gemonitord. De komst van een nieuwe en verbeterde telefonie mogelijkheden kan dit gewenste doel goed ondersteunen.

 

Informatisering en automatisering

De digitalisering zet door!

 In het kader van het ‘samen organiseren’ worden steeds meer zaken gezamenlijk opgepakt door  gemeenten onder de vlag van VNG realisatie. Begin 2020 plukken we daar de eerste vruchten van door de implementatie van een nieuw telefonie -en communicatiesysteem. Daarnaast hebben we ons aangesloten bij gezamenlijke initiatieven zoals de aankoop van printers en multifunctionals en op de aanbesteding van producten op het gebied van netwerk -en beveiligingsproducten.

 

Een ander belangrijke ontwikkeling is de ‘common ground’ gedachte. Deze gedachte is gebaseerd op het Estlandse model waarin de informatievoorziening helemaal opnieuw is opgezet. Hierdoor geïnspireerd willen de gemeenten dat de informatievoorziening structureel anders moet worden ingericht omdat men vastloopt met de huidige systemen en alle bijbehorende koppelingen. Daarnaast moet het de onafhankelijkheid van bestaande leveranciers vergroten.

 

In 2020 herijken we het informatiebeleidsplan en verankeren we hierin de bovenstaande ontwikkelingen.

 

Door de invoering van nieuwe werkplekken in 2019 neemt ook het aantal mogelijkheden voor digitaal samenwerken toe. Met de komst van nieuwe producten zoals een nieuw intranet, nieuwe telefonie en office 365 zal in 2020 worden bekeken hoe we het projectmatig werken, de communicatie en het digitaal werken kunnen bevorderen.

 

Andere belangrijke zaken (op hoofdlijnen) waar in 2020 aandacht aan wordt besteed zijn:

 

  • De invoering van de omgevingswet 
    De omgevingswet wordt ondersteund door het door het Rijk gebouwde platform ‘Digitaal Stelsel Omgevingsvergunning’. De gemeenten moeten hier met hun systemen op aansluiten.
  • Het optimaliseren van de planning en controlcyclus.
    In de tweede helft van 2019 vindt de invoering plaats van een nieuw informatiesysteem van Pepperflow. Dit systeem, voor de P&C cyclus, wordt in 2020 zo goed mogelijk afgestemd op de organisatie en het bestuur.
  • Digitaliseren van bouwdossiers
    In 2019 is de digitalisering van bouwdossiers aanbesteed. Dit traject dat een jaar duurt zal in 2020 worden afgerond.
  • Verlenging van contracten voor o.a. zaaksysteem en geo-informatiesysteem.
    Belangrijke contracten lopen af. We gaan zorgvuldig kijken of we opnieuw gaan aanbesteden of gaan verlengen.
  • Ondersteuning van diverse thema’s met GIS functionaliteit zoals bijvoorbeeld energietransitie en biodiversiteit.
  • Het optimaliseren van de basisregistraties en het verhogen van de kwaliteit van o.a. de BAG, BGT en Wkpb.

 Automatisering

Door de uitrol van de nieuwe werkplekken en een nieuw telefoniesysteem zal de inspanning bij automatisering in 2020 vooral gericht zijn op het beheersbaar houden en optimaliseren van de infrastructuur. Hieronder vallen ook de technische beveiligingsmaatregelen. Daarnaast zullen we met onze infrastructuur gaan aansluiten op het GGI netwerk. Dit nieuwe netwerk, onder de regie van VNG realisatie, wordt de nieuwe digitale snelweg (de technische basis voor ‘common ground’) waarover ketenpartners snel met elkaar (technisch) kunnen koppelen.

 

Informatieveiligheid en privacy

Informatieveiligheid en privacy blijven de komende tijd belangrijke items. Ook in 2020 is er blijvend aandacht voor de bewustwording van medewerkers. Verdere concrete acties in 2020 zijn:

  • het uitvoeren van privacyscans op de meest risicovolle processen;
  • het verder inrichten van het ondersteunende systeem met risico’s en maatregelen;
  • het publiceren van het verwerkingsregister;
  • kijken waar Aa en Hunze staat op gebied van informatiebeveiliging door het uitvoeren van een analyse.
  • De invoering van de Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO) die de opvolger is van de Baseline Informatieveiligheid Gemeenten (BIG).