Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering

Inleiding
Bedrijfsvoeringsprocessen dragen bij aan het realiseren van de effecten in de samenleving uit de vijf pijlers van onze Planning & Control documenten. Denk hierbij aan de inzet van personeel, informatievoorziening, organisatie en automatisering. De bedrijfsvoering is niet alleen intern gericht. Deze bedrijfsvoeringsprocessen leveren ook een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit van de dienstverlening richting onze inwoners. In deze paragraaf gaan wij in op de belangrijkste beleidsvoornemens rondom de bedrijfsvoering.

Realiseren van onze ambities
Onze ambtelijke organisatie werkt gedreven aan de verschillende opgaven waar we voor staan. Tegelijkertijd zien we dat op meerdere plekken in de organisatie structurele knelpunten zijn ontstaan in de uitvoering op het gebied van onder andere duurzaamheid, de invoering van de Omgevingswet, het speelveld rondom openbare orde en veiligheid, het grondbeleid, de nieuwe structurele taken met betrekking tot inburgering en het openbaar onderwijs. Uitgaande van wat inwoners en bestuur en politiek van de organisatie vraagt, maakt dat het piept en het kraakt in onze organisatie. Dat zien we terug in de kwaliteit van dienstverlening die onder druk is komen te staan.

Bij de bespreking van de Bestuursrapportage heeft de raad het college verzocht om, in de opmaat naar de Begroting 2022, scherp te kijken naar de oorzaken van het piepen en kraken.

We komen tot de conclusie dat deze knelpunten een vijftal oorzaken hebben, die onderling ook een versterkend effect hebben. Als we een nieuwe taak krijgen en een smalle, op regie gerichte basisorganisatie hebben, brengen nieuwe taken een dubbele opgave met zich mee: én we hebben handen nodig voor het uitvoeren van de taak én we hebben handen nodig om de uitvoering mogelijk te maken. Dat de realisatiekracht niet overal op orde is, versterkt dit knelpunt.

Daarnaast is het principe van het zijn van een regiegemeente deels losgelaten. Sinds de start van onze organisatie is de rol van de gemeente fundamenteel veranderd: van mede naar eerste overheid én daarmee hebben we ook steeds meer de rol van vangnet en een basis zorgplicht gekregen.
Als organisatie beschikken we nog niet altijd over de benodigde kennis en ervaring en het inhuren van derden biedt hierin slechts een tijdelijke oplossing.

Verder zien we dat ons werk complexer is geworden en vraagt daarmee meer tijd en capaciteit. Tenslotte merken we op dat zowel de politiek bestuurlijke, als onze eigen ambities hoog zijn.

Op basis van de bovenstaande analyse constateren we dat er structurele en incidentele investeringen nodig zijn die bijdragen aan het oplossen van de bovengenoemde knelpunten.
In deze begroting hebben we een aantal voorstellen uitgewerkt die hieraan bijdragen. Deze voorstellen lichten we onderstaand toe:

We voeren nu meer taken zelf uit. Enkele voorbeelden hiervan zijn taken op het gebied van de openbare orde en veiligheid, onderwijs, het sociaal domein, de Omgevingswet en onze basisadministraties. Het uitvoeren van deze wettelijke taken is niet op te vangen binnen de huidige formatie. Hiervoor is structurele personele uitbreiding noodzakelijk.

We willen een betrouwbare overheid zijn. Onze taken met betrekking tot privacy en informatieveiligheid zijn fors in omvang toegenomen. We hebben veel informatie en deze moet goed beveiligd zijn. Het is dus belangrijk om te investeren in de kwaliteit van gegevensbeheer.

We investeren in het efficiënter uitvoeren van werkzaamheden die van invloed zijn op de woonomgeving van onze inwoners. Dat doen we door deze meer in samenhang met de verschillende beleidsterreinen op te pakken én hier meer en tijdiger over te communiceren met inwoners. De betrokkenheid van inwoners bij bijvoorbeeld het onderhoud van de wegen, het onderhoud van het groen is groot. Dat merken we onder andere aan de hoeveelheid en diversiteit aan vragen hierover én aan de overige meldingen met betrekking tot de openbare ruimte (MOR-meldingen). Door hier beter regie op te voeren en hier meer en tijdiger over te communiceren weten inwoners beter wat er gaat gebeuren en hoe lang iets zal duren. Deze aanpak vraagt om intensief overleg en communicatie, zoals bijvoorbeeld is gedaan bij het onderhoud van de bomen.

We ontwikkelen het realistisch ramen van uren verder door. Inmiddels werken we met ontwikkelopdrachten en willen door beter te plannen bij extra opdrachten in beeld kunnen brengen wat dit gaat kosten en wat ervoor nodig is.

We verbeteren de kwaliteit van onze dienstverlening. Dit pakken we op projectmatige basis op. Onder het kopje ‘Dienstverlening’ lichten we dit verder toe. Ook het verbeteren van onze realisatiekracht draagt bij aan een verbeterde dienstverlening. Het vastleggen van onze werkprocessen en werkafspraken draagt bij aan de kwaliteit en rechtmatigheid van ons werk én het draagt bij aan het verminderen van de werkdruk. Hoe we dit gaan doen leest u onder het kopje project 'Basis op orde’.

We bevorderen de continuïteit binnen de organisatie door de flexpot te verhogen. Hierdoor kunnen we bijvoorbeeld bij langdurige afwezigheid van medewerkers sneller vervanging inhuren.

De bovengenoemde voorstellen leveren een belangrijke bijdrage aan het toekomstbestendig maken van onze organisatie.

Speerpunten 2022 en verder
Dankzij bovenstaande voornemens kunnen we ook in 2022 aan de slag met het mooi houden én elke dag een beetje beter maken van Aa en Hunze. We doen ons werk met bevlogen en betrokken medewerkers in een dynamische, veeleisende omgeving en daarbij gaat heel veel goed. We zijn nog steeds de MKB vriendelijkste gemeente, hebben in Coronatijd de rol gepakt die nodig was, én zijn volledig digitaal gaan werken.

Als organisatie kijken we steeds breder en samen naar wat er moet gebeuren. Daarin gaan we, ook zonder opdracht, op steeds creatievere manieren aan de slag samen met het college, onze inwoners en de gemeenteraad. Zodat we sneller en beter resultaten bereiken.

De goede scores uit het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) op bevlogenheid, betrokkenheid en sociale veiligheid geven aan dat er een solide basis is. Dat is bijzonder in een tijd dat corona het leven en werken bepaalt. En bijzonder in een organisatie waar veel verandert. In 2022 gaan we verder op de ingeslagen weg en richten we ons op de volgende speerpunten:

Met energie en plezier aan het werk
Dit speerpunt heeft tot doel dat medewerkers een minder hoge werkdruk ervaren en we daarnaast werken vanuit de talenten van medewerkers.
Niet alleen de verbeterde aanpak van het relatief hoge ziekteverzuim ondersteunt dat, maar ook de nieuwe gesprekscyclus voor medewerkers, de talentenanalyse én het realistisch plannen en begroten dragen daaraan bij. Het zorgt voor focus en gerichte inzet op wat is afgesproken.

Op tijd weten wat je moet weten
Het volgende speerpunt heeft betrekking op de informatievoorziening binnen onze organisatie. We evalueren ons nieuwe intranet Spiek, zodat we weten op welke punten we de informatievoorziening kunnen verbeteren. Daarnaast is het inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers een effectieve manier om collega’s wegwijs te maken in onze organisatie.

Samen resultaten behalen
Bij dit speerpunt richten we ons op het optimaliseren van de bedrijfsvoering, zodat we beschikken over goede en actuele sturingsinformatie. Hiermee leveren we een belangrijke bijdrage aan het sturen op de effecten in de samenleving.
Dit realiseren we onder andere met het deelproject ‘slimmer werken’ van het project ‘Basis op orde’, een heldere dienstverleningsfilosofie én de doorontwikkeling van onze Planning & Control cyclus. Ook de nieuwe mandaatregeling en budgethouderregeling, waarbij de bevoegdheden bij medewerkers liggen tenzij anders benoemd, dragen bij aan dit speerpunt.

project Basis op orde
In 2021 is het project ‘Basis op orde’ gestart. Het doel van dit project, dat een looptijd van 2 jaar heeft, is het creëren van voorwaarden om tot de juiste sturingsinformatie te komen. Met behulp van deze informatie verbeteren we de regie op het sturen op de effecten in de samenleving in de Planning & Control instrumenten.
In het eerste deelproject ‘Slimmer werken’ gaan we aan de slag met het inzichtelijk krijgen van de voortgang van bedrijfsprocessen. Door werkprocessen en afspraken (beter) vast te leggen zorgen we dat we minder kwetsbaar zijn, dragen we bij aan de kwaliteit en rechtmatigheid van ons werk en dragen we bij aan het verminderen van werkdruk. Het maakt ons bovendien transparanter, omdat we beter kunnen laten zien hoe we de dingen doen en wat we hebben gedaan.

Planning & Control cyclus verder ontwikkelen
Onze Planning & Control cyclus is in ontwikkeling. Inmiddels is de nodige ervaring opgedaan en deze willen we benutten in de volgende processen van de Planning & Control cyclus. Hiertoe stellen wij een uitvoeringsplan op, waarin de belangrijkste lessen van de voorgaande processen zijn opgenomen, per instrument een draaiboek is uitgewerkt en is aangegeven hoe we de organisatie meer kunnen betrekken en verantwoordelijk kunnen maken. Na de gemeenteraadsverkiezingen in 2022 bekijken we of de vernieuwde Planning & Control cyclus moet worden aangepast.

Optimaliseren informatievoorziening sociaal domein
Een van deze activiteiten is het optimaliseren van de informatievoorziening in het sociaal domein.
De technische ontwikkeling in het Sociaal Domein is hard gegaan. Er worden meer eisen gesteld aan gebruiksgemak, beveiliging, koppelingen met andere systemen en ketenpartners en monitoring. Daarnaast willen we met een minimale administratieve last een goede registratie bijhouden die leidt tot betrouwbare sturingsinformatie. De huidige software is daar niet goed op toegerust. We gaan in 2022 een aanbesteding uitvoeren en willen hetzelfde jaar nog de software implementeren. De implementatie schatten we op €45.000,-. We verwachten dat de structurele kosten met €30.000 zullen stijgen afhankelijk van welke softwareleverancier uit de aanbesteding volgt.

Optimaliseren (financiële) bedrijfsvoering
Voor het opstellen van de financiële onderdelen van de Planning & Control producten, is het wenselijk financiële kengetallen beter te kunnen bijhouden en genereren. We onderzoeken welke applicatie hiervoor het best passend is: breiden we een bestaande applicatie uit of schaffen we een nieuwe aan? Hieraan zijn voor 2022 eenmalige kosten verbonden à € 10.000 voor extern advies en de aanschaf en de implementatie van de applicatie.

Meer flexibiliteit
Duurzame inzetbaarheid draagt bij aan de flexibiliteit van de organisatie. Dit doen we bijvoorbeeld door medewerkers om te scholen of intern op te leiden. Ook strategische personeelsplanning en het intern opleiden van starters op de arbeidsmarkt dragen bij aan die flexibiliteit. Thema’s als duurzame inzetbaarheid, voldoende capaciteit en de krappe arbeidsmarkt blijven onze aandacht vragen. Het beteugelen van de mate van ervaren werkdruk hangt hier ook mee samen.

duurzame inzetbaarheid en vitaliteit van medewerkers
Duurzame inzetbaarheid (de mate waarin medewerkers willen (motivatie) en kunnen (belastbaarheid) blijven werken) is één van de oplossingen om medewerkers gezond met pensioen te laten gaan. De eerdergenoemde talentenanalyse en gesprekscyclus ondersteunen deze aanpak. Hierbij is het van belang dat er ruimte is om maatwerk te bieden per medewerker bij het zoeken van een oplossing als de situatie daar om vraagt.

aanpak ziekteverzuim
De gemeente Aa en Hunze heeft te maken met een relatief hoog ziekteverzuim. Daarom zetten we maximaal in op het verlagen van het verzuimpercentage. Dit doen we met behulp van de aanpak verzuim. Echter, op een deel van het verzuimpercentage hebben we geen invloed. De vertraging in het eindtraject van het UWV geeft een vertekend beeld. Door de vertraging blijven medewerkers langer als ziek geregistreerd staan dan dat nodig is. Tenslotte vestigen we graag de aandacht op het feit dat het grootste deel van onze medewerkers zich nooit ziekmeldt, de zogenaamde 0-melders.

krappe arbeidsmarkt (tijdelijk en vast)
We zien schaarste op de arbeidsmarkt ontstaan op een aantal vakgebieden. Naast het inzetten op de thema’s talenten benutten, het zijn van een flexibele organisatie, goed werkgeverschap en van controle naar vertrouwen, zien we het zijn van een opleidingsorganisatie als enige oplossing voor dit vraagstuk. We leiden starters op de arbeidsmarkt op door ze stageplaatsen en traineeships aan te bieden binnen onze organisatie. Om hier goed invulling aan te geven, leggen we bijvoorbeeld contacten met opleidingscentra, maar moeten we hiervoor ook capaciteit beschikbaar stellen.

Dienstverlening
Onze ambities op het gebied van dienstverlening naar onze inwoners zijn helder: we stellen de inwoner centraal in ons werken, denken en doen. We werken daarbij van buiten naar binnen.
In pijler 1 Bestuur en Participatie is de toelichting op het project Dienstverlening gemeente Aa en Hunze: inwoner Centraal opgenomen. Het doel van dit project is om onze dienstverlening te verbeteren en deze te vertalen in een vernieuwde dienstverleningsfilosofie. In 2021 zijn we gestart met het realiseren van ‘quick wins’ ten aanzien van onder andere het afhandelen van vragen en terugbelverzoeken.

Verdergaande digitalisering
De gemeente digitaliseert en verbetert continu haar informatievoorziening. De inhoudelijke en financiële kaders hiervoor staan in ons huidige informatiebeleidsplan dat geldig is tot en met 2022.
In 2022 gaan we het strategisch informatiebeleid vernieuwen. Het nieuwe strategische beleid sluit aan bij de organisatiedoelen en de ontwikkelingen op het gebied van automatisering.
Veel van de in 2021 gestarte projecten lopen door in 2022, zoals de implementatie van ons nieuwe zaaksysteem en nieuwe systemen ter ondersteuning van de Omgevingswet. Op 1 juli 2022 nemen we de nieuwe systemen voor de Omgevingswet in gebruik. Met het nieuwe zaaksysteem kunnen we onze dienstverlening verder uitbreiden en een aantal bedrijfsprocessen verbeteren.

Andere activiteiten die we in 2022 uitvoeren, zijn een onderzoek naar een nieuw tekeningbeheerpakket en een onderzoek om ons informatiesysteem voor het beheer van de openbare ruimte in de 'cloud' te zetten.

De toenemende digitalisering en complexiteit van nieuwe systemen leggen een steeds grotere druk op de organisatie om alle voorzieningen in de lucht te houden. In 2021 zal duidelijk worden hoe we ‘na Corona’ willen werken als organisatie. Eventuele gevolgen hiervan op het gebied van informatisering en automatisering worden in 2022 opgepakt.

In 2022 wordt het centrale gedeelte van ons netwerk gemoderniseerd. Dit is noodzakelijk om tegemoet te komen aan de steeds grotere vraag naar capaciteit en snelheid en het ondersteunen van nieuwe ontwikkelingen. Eind 2021 heeft de gemeente haar vaste telefonieoplossing vervangen. Goed gebruik van deze nieuwe faciliteit zal in 2022 nog extra capaciteit vragen van automatisering. Uiteindelijk draagt de nieuwe telefonieoplossing bij aan een betere bereikbaarheid van onze gemeente.
De modernisering van de infrastructuur betreft niet alleen het gemeentehuis, maar ook de buitendienstlocaties. In 2022 wordt gekeken wat hier moet gebeuren om ook de buitendienst goed te voorzien van moderne werkplekken en middelen.

Informatieveiligheid en privacy
In toenemende mate worden strengere maatregelen getroffen om de gegevens van de gemeente te beschermen tegen aanvallen. De aanvallen bij onder andere de gemeente Hof van Twente hebben ons laten zien dat dit noodzakelijk is. Bij nieuwe initiatieven in de organisatie worden beveiliging en privacyaspecten vanaf het begin meegenomen. Een vaste invulling van de vacature 'medewerker informatieveiligheid en privacy' is een stap in de juiste richting om een aantal bedrijfsrisico's te minimaliseren. Ook in 2022 worden onze medewerkers blijvend geattendeerd op de risico's die digitaal werken met zich meebrengt. De onlangs ingezette campagne "Victor Veiliggeit" wordt ook in 2022 voortgezet.

Huisvesting
De gemeentelijke huisvesting vraagt op verschillende terreinen aandacht. Voor de huisvesting van de buitendienst is, nu de kernteams erbij zijn gekomen, een haalbaarheidsonderzoek gestart. Hierin wordt gekeken hoe deze huisvesting toekomstbestendig kan worden gemaakt en hoe we de huisvestingssituatie in Rolde voor de kernteams kunnen oplossen.
Daarnaast kijken we naar de situatie in het gemeentehuis. Wat is het effect van Corona op het werken in het gemeentehuis? Hoe gaan we werken met elkaar en wat is dan de nodig om dat te kunnen faciliteren? We willen ‘werken waar het werkt’, maar hebben nog niet duidelijk in beeld wat dat vraagt van de organisatie en van de huisvesting. Om hier een beeld bij te krijgen, zijn ook de medewerkers naar hun mening gevraagd. De nadere uitwerking hiervan vraagt nog even tijd.

Tot slot
Voor het realiseren van onze ambities en het uitvoeren van de speerpunten voor 2022 is een noodzakelijke investering nodig van structurele en incidentele middelen. Deze zijn in onderstaande overzichten uitgewerkt. Per hoofdoorzaak is inzichtelijk gemaakt welke investeringen bijdragen aan het oplossen van de knelpunten in onze organisatie. Het eerste overzicht heeft betrekking op de benodigde structurele middelen en het tweede overzicht geeft de benodigde incidentele middelen weer. 

Tenslotte stellen we voor de overige investeringen structureel € 292.000 (FMP 2022-2025) beschikbaar en incidenteel € 298.000.

structureel

Benodigde structurele middelen
Knelpunt Budget/formatie structureel
Nieuwe taak Personele uitbreiding lokaal onderwijsbeleid 57.000
Functioneel beheer Omgevingswet/Wet Kwaliteitsborging 68.000
Dekking uit verwachte rijksmiddelen -68.000
Regiegemeente Structureel inbedden complexe zaken 86.000
Verminderen kwetsbaarheid taakveld Openbare Orde en Veiligheid 78.000
Formatie privacy- en informatieveiligheid 86.000
Formatie beheerswerkzaamheden ICT 68.000
Complexer werk Uitbreiding formatie Ruimtelijk Beheer 2 fte 154.000
Hoog ambitieniveau Uitbreiding formatie Ruimtelijk Beleid 1 fte 86.000
Op sterkte brengen formatie grondzaken 1 fte 68.000
Realisatiekracht Uitbreiding formatie helpdesk ICT 60.000
Formatie doorontwikkelen P&C cyclus 50.000
Formatie sturing personele informatie 31.000
Verhogen flexpot 230.000
Totaal 1.054.000

incidenteel

Benodigde incidentele middelen
Knelpunt Budget/formatie incidenteel 2022 incidenteel 2023
Nieuwe taak Implementatie Omgevingswet/Wet Kwaliteitsborging 85.000
Dekking uit verwachte rijksmiddelen -85.000
Extra ondersteuning Financiën 5.000
Ambitieniveau Formatie handhaving 85.000
Realisatiekracht Projectleider Basis op Orde 50.000 50.000
Projectleider dienstverlening gemeente Aa en Hunze 40.000
Formatie sturing personele informatie 15.000
HR-medewerker (toename werkdruk) 10.000
Aanvraag budget duurzame inzetbaarheid 200.000
Totaal 405.000 50.000