Bedrijfsvoering

Door vacatureruimte is sprake van een incidenteel voordeel op de salariskosten.  Deze ruimte wordt incidenteel ingezet voor de inhuur van tijdelijk personeel.  Voor het bepalen van het totaal van de loonkosten wordt het resultaat op het  flexibel personeelsbudget hiermee verrekend.  Voor 2023 is er per saldo sprake van een incidenteel nadeel van € 58.000,--.

Informatisering en automatisering 
Automatisering is gericht op het in stand houden en beheren van de werkplekken, communicatielijnen en het netwerk. Informatisering richt zich op de informatiehuishouding, het onderhoud van de informatiesystemen en verzorgen van de informatievoorziening. Bij informatiebeveiliging gaat het om technische en organisatorische maatregelen om digitale weerbaarheid te verhogen”
Het opgestelde informatiebeleidsplan eind 2022 vormt de leidraad voor de activiteiten in 2023 t/m 2026. Belangrijke uitgevoerde activiteiten op het gebied van automatisering zijn het vervangen van vaste werkplekken door flexibele werkplekken met laptops. Ook zijn de ICT-voorzieningen voor de opvanglocaties de Biester en Papenvoort geoptimaliseerd. Als laatste zijn er verschillende wijzigingen doorgevoerd in onze netwerkinfrastructuur met als belangrijk onderdeel de vervanging van de firewall.
Op het gebied van onze informatiehuishouding is veel gebeurd. Zo zijn een aantal informatiesystemen verplaatst naar de ‘cloud ‘.  Het betreft o.a. 
•    systeem voor het beheer van de openbare ruimte;
•    ons afsprakensysteem;
•    systeem voor meldingen in de openbare ruimte ‘signalen’; 
•    reserveringssysteem voor het beheer en de toegang tot onze sporthallen.  
Het verplaatsen van systemen naar de ‘cloud’ draagt bij aan een betere dienstverlening en is nodig voor de invoering van de nieuwe ‘werkomgeving 2024’ *.
Ook de systemen voor de komst van de omgevingswet zijn in gebruik genomen.
De kwaliteit van onze data in de basisregistraties is verder verbeterd en er zijn diverse (management)rapportages gebouwd. In de ENSIA audit wordt o.a. de kwaliteit ge-audit. Hiervoor zijn we in 2023 wederom geslaagd.
Door toenemende digitale dreigingen zijn in 2023 veel werkzaamheden uitgevoerd om de gemeente digitaal weerbaar te houden. De organisatie van informatiebeveiliging en privacy is in 2023 opnieuw op orde gebracht. In april 2023 hebben we een cyberaanval geoefend. Naar aanleiding hiervan wordt het cybercrisisplan doorontwikkeld.
In 2023 zijn het nieuwe informatiebeveiligingsbeleid en privacybeleid opnieuw vastgesteld. Aan de bewustwording wordt gewerkt door regelmatig naar de organisatie te communiceren over diverse onderwerpen. Ook de gehouden phishing test in 2023 heeft hieraan bijgedragen.

*De nieuwe ‘werkomgeving 2024’ betekent een werkplek waarbij alle data is opgeslagen in de Microsoft cloud. Dit maakt het mogelijk om vanaf iedere locatie te werken.

Organisatieontwikkeling
In 2023 is in het kader van de organisatieontwikkeling o.a.  ingezet op het ontwikkelen van management- en sturingsinformatie.  Dit moet inzichten opleveren om de organisatie beheersbaarder te maken.In
2023
Wet Open Overheid (WOO)
De Wet open overheid (Woo) is sinds 1 mei 2022 van kracht. De ambitie van de Woo is zorgen voor en bijdragen aan een open en transparante overheid. Inwoners hebben het recht informatie op te vragen met een Woo verzoek (passieve openbaarmaking). En daarnaast zijn bestuursorganen in Nederland, waaronder ook gemeente Aa en Hunze, verplicht om op termijn documenten uit verschillende informatiecategorieën actief openbaar te gaan maken (actieve openbaarmaking).
Actieve openbaarmaking
Voor de verschillende informatiecategorieën wordt landelijk gewerkt aan werkdefinities. Deze werkdefinities maken duidelijk welke documenten wel en welke niet verplicht openbaar gemaakt moeten worden. De ontwikkeling van deze werkdefinities is gevolgd. Het rijk heeft gekozen voor een gefaseerde invoering van actieve openbaarmaking. Welke categorieën op welk moment actief openbaar gemaakt moeten worden is nog onduidelijk. 
In 2022 en 2023 is per documentcategorie geïnventariseerd welke impact de implementatie van de Wet open overheid (Woo) heeft op de gemeentelijke organisatie. Aan de hand van de inventarisatie is vervolgens een implementatieplan opgesteld. Er zijn ook in 2023 verschillende documenten actief openbaar gemaakt, waarvoor op enig moment ook een wettelijke verplichting geldt op grond van de Woo. Voorbeelden hiervan zijn stukken voor de gemeenteraad, besluitenlijsten van het college, verordeningen, mandaatregelingen, en organisatiegegevens.
In 2023 is bekend geworden dat er geen landelijke gezamenlijke publicatievoorziening (PLOOI) komt. In plaats daarvan wordt gewerkt met een landelijke Woo-index. Dit betekent dat Aa en Hunze zelf een eigen publicatievoorziening moeten regelen. 
Passieve openbaarmaking
In 2023 is een proces opgesteld voor afhandeling van Woo verzoeken. Met de genomen stappen in 2022 wordt voldaan aan de wettelijke eisen die gesteld zijn binnen de Woo. In 2023 zijn 24 Woo-verzoeken, die ook als zo danig zijn afgehandeld, binnen gekomen. Hiervan zijn er in 2023 23 afgehandeld. Het 24ste verzoek is in 2024 afgehandeld.  Van deze 23 afgehandelde verzoeken zijn  in 14 gevallen stukken openbaar gemaakt. In 9 gevallen is het verzoek afgewezen of niet in behandeling genomen omdat er geen stukken waren over het onderwerp, de stukken al openbaar waren of omdat er niet gereageerd werd op een preciseringsverzoek.

Fraude en integriteit
De gemeente Aa en Hunze is er alles aan gelegen dat haar medewerkers in een goede sfeer kunnen samenwerken en respectvol met elkaar omgaan. Bovendien moeten burgers onvoorwaardelijke kunnen vertrouwen op het openbaar bestuur en de politiek van onze gemeente. We willen een goede organisatie zijn, met een open en ethische cultuur. Dat betekent ruimte voor tegenspraak en verandering. In onze houding en gedrag gelden algemene fatsoensnormen en handelen we integer.
Een medewerker van een gemeentelijke organisatie, bestuurder of volksvertegenwoordiger zweert door de eed of belofte af te leggen zich te houden aan wettelijke gedragsnormen. Daarnaast gelden er voor alle overheidsorganisaties diverse basisnormen die de integriteit moeten beschermen en borgen. Het hebben van een eigen gedragscode is daar een van. Maar minstens zo belangrijk is dat integriteit een grondhouding moet zijn, een mentaliteit. Bij de gemeente Aa en Hunze verwachten we dat van onze medewerkers.
Om de integriteit te waarborgen zijn de volgende zaken geregeld:
•    Gedragscode
•    Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen
•    Contactpersonen integriteit
•    Klokkenluidersregeling

Fraude is een vorm van financiële integriteit. Naast in de hierboven genoemde zaken is hiervoor ook aandacht  in de budgethoudersregeling, (bevoegdheid tot het  doen van uitgaven) en het treasurystatuut (functiescheiding in financiële transacties). Het risico op fraude wordt hierdoor zo klein mogelijk.

Continuïteitsbeoordeling
Gemeenten krijgen de afgelopen jaren steeds meer taken en verantwoordelijkheden. Gemeenten worden gezien als de overheidslaag die het dichtst bij de inwoner staat. Dat is de reden geweest om een aantal jaren geleden een aantal zaken te decentraliseren, maar dat was onderdeel van een trend die er al langer was. De afgelopen jaren hebben nieuwe taken vaker het karakter van crisis gekregen, waarbij met spoed een oplossing moest worden gezocht. Dat gaat om opvang van vluchtelingen, maar ook om compensatieregelingen voor bijvoorbeeld energie. Grote onderwerpen voor de toekomst zijn: de bestaanszekerheid van inwoners (staat onder druk), de demografische ontwikkeling (vergrijzing) en ruimtelijke schaarste. De gemeente heeft bij uitstek invloed op de fysieke omgeving waarin inwoners leven. De ontwikkelingen en opgaven van nu hebben vaak ook een ruimtelijk effect. Thema’s als woningbouw, duurzame energievoorziening, klimaatadaptatie, natuurontwikkeling, stikstofreductie, sociale inclusie,  (verkeers)veiligheid, economie recreatie en toerisme leggen een claim op de schaarse ruimte. Op korte termijn zijn er geen voornemens om taken of activiteiten te beëindigen.  Wellicht wordt er in het kader van het 'ravijnjaar'  en de daarbij behorende noodzakelijke ombuigingen nog wel kritisch gekeken naar nut en noodzaak van de gemeentelijke taken en activiteiten.