Bedrijfsvoering

Inleiding
Vanuit Gemeente Aa en Hunze wordt een breed scala aan producten geleverd richting onze inwoners. Van paspoorten tot groenonderhoud, van het aanleggen van wegen tot het coördineren van zorg. De bedrijfsvoering processen in de organisatie ondersteunen en faciliteren het realiseren van deze werkzaamheden. Op deze manier realiseren we gezamenlijk de effecten in de samenleving.  In deze paragraaf gaan we in op de belangrijkste beleidsvoornemens rondom de bedrijfsvoering.

Dienstverlening
Om de dienstverlening naar een hoger niveau te tillen is er met behulp van een extern bureau een nieuwe dienstverlengingsvisie geformuleerd. Deze dienstverleningsvisie dient als een richtlijn voor iedereen die werkt aan dienstverlening vanuit de gemeente Aa en Hunze. Inwoners en ondernemers moeten zich erin kunnen herkennen en er uit kunnen afleiden wat ze van de gemeente mogen verwachten en op welke manier. Vanuit de nieuw geformuleerde dienstverleningsvisie is er een ontwikkelperspectief opgesteld.  Met dit ontwikkelperspectief wordt een meerjarig ontwikkelprogramma ingezet onder leiding van een (tijdelijke) programmamanager dienstverlening. Middels concrete acties zullen de teams de dienstverlening voor de inwoners zichtbaar verbeteren. Om een duidelijk gezicht en aanspreekpunt voor onze inwoners en ondernemers te creëren zullen we een servicecentrum oprichten die op termijn een groot deel van de vragen zal beantwoorden. Voor een optimale dienstverlening is het verkrijgen van feedback van onze inwoners en ondernemers cruciaal. Komend jaar zullen wij een geselecteerde groep uitnodigen om ons feedback te geven om onze dienstverlening hiermee te blijven verbeteren. 

De uitvoering van de dienstverleningsvisie vraagt de nodige investeringen. In de begroting 2023 is een structureel bedrag  opgenomen voor personele formatie van € 250.000. Dit is bedoeld voor de invulling van het servicecentrum. Daarnaast hebben we ook een  we een incidenteel bedrag  opgenomen ad € 350.000,-- voor een tijdelijke programmamanager dienstverlening, aanpassingen in de ICT en voor training en opleiding. Deze bedragen zijn terug te vinden in het FMP bij de onderdelen ambities structureel en ambities incidenteel.

Informatie en automatisering
Het informatiebeleidsplan wordt in uitvoering gebracht. Dit plan heeft 5 sporen waarmee gewerkt wordt. Dit heeft organisatie breed gevolgen. Spoor 1 gaat over verbetering in de dienstverlening. Dit is een belangrijk punt voor de organisatie en daarom terug te vinden als apart punt in deze paragraaf en zijn er een aantal activiteiten aangekoppeld. Spoor 2 gaat over Wet Open Overheid, genoemd als activiteit in pijler 1. Spoor 3 richt zich op datagedreven werken. Hiervoor wordt een datascientist aangesteld die dit verder gaan ontwikkelen. Spoor 4 heeft te maken met de bedrijfsvoering en vaardigheden van het personeel om digitaal te werken. Spoor 5 betreft de informatiebeveiliging en privacy.

Huisvesting
In 2021 en 2022 is onderzoek gedaan naar de verbetering van de huisvesting van de buitendienst inclusief kernteams. In 2023 en 2024 wordt de nieuwbouw van de locatie Gieten uitgevoerd. Voor de locatie Rolde wordt in 2023 een haalbaarheidsonderzoek uitgevoerd om te kijken naar mogelijkheden tot het combineren van de huisvesting van het kernteam met nieuwe huisvesting voor de brandweer.

Doorontwikkeling  personeelsbeleid  
De doorontwikkeling van het personeelsbeleid vindt plaats aan de hand van de pijlers vinden en inzetten op talenten, eigenaarschap, leren en ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid. Onze organisatie is continu in ontwikkeling en onze medewerkers bewegen mee; we zijn flexibel, benutten talenten en werken vanuit vertrouwen in plaats van controle. Het nemen van eigenaarschap speelt binnen onze organisatie een cruciale rol in het realiseren van de ambities en strategische doelen. De wereld om ons heen verandert, dit vraagt om aanpassingsvermogen. Blijven leren is een kwestie van bijblijven en de meest actuele inzichten een plek te kunnen geven in het beleid van onze organisatie. Om innovatief te blijven en in te kunnen spelen op de behoefte van medewerkers vraagt dit om een flexibelere inrichting van ons opleidingsaanbod. Leren moet altijd, overal, samen, individueel en op ieders tempo mogelijk zijn. 

In de komende jaren leggen we focus op duurzame inzetbaarheid en het met energie en plezier naar het werk gaan. Hiervoor zijn een uitgebreid vitaliteitsaanbod en talentontwikkeling ingrediënten voor duurzaamheidsbeleid. We faciliteren medewerkers in hun veranderende rol en ondersteunen in hun ontwikkeling en vitaliteit zodanig dat het onze organisatieontwikkeling ondersteunt.

Het invullen van vacatures in de gemeente wordt steeds moeilijker en wordt een prioriteit in deze krappe arbeidsmarkt. Dit vraagt als werkgever onderscheidend te zijn en het versterken van de activiteiten op het gebied van werving. Door het toepassen van strategische personeelsplanning brengen we de behoefte aan personeel in kaart.  Zo sluiten de talenten en ambities van medewerkers beter aan op de behoefte van de organisatie op de korte en lange termijn. Zo behouden we slagkracht omdat we ons proactief richten op de bezetting van posities.

Personele investeringen
In de begroting 2022 is fors geïnvesteerd in personeel. Daarmee hebben we een aantal knelpunten  en kwetsbaarheden kunnen wegnemen.  In het voorjaar van 2022 is uw raad hierover geïnformeerd doormiddel van een brief. Daarbij is ook aangegeven dat we nieuwe knelpunten, ambities en opgaven signaleren die extra inzet vraagt van de organisatie. Zo merken we dat het als gemeente steeds lastiger wordt om te anticiperen op nieuwe taken of ad hoc opdrachten vanuit het Rijk. We zijn met onze omvang niet flexibel genoeg om extra taken op te vangen. Dit resulteert  in achterstanden in het lopende werk en een vraag om extra capaciteit. Denk aan onderwerpen als woningbouwopgave en ruimtelijk beleid, duurzaamheid, afval, vastgoedbeheer, uitvoering van het informatiebeleidsplan en de Wet Open Overheid (WOO) die veel impact zal hebben op de gemeentelijke organisatie.

Met een eventuele toezegging van extra middelen zijn we er echter nog niet. De krappe arbeidsmarkt maakt dat het steeds lastiger wordt om kwalitatief goed personeel te werven. Als overheid vissen we allemaal uit dezelfde vijver. Dat staat nog los van het feit dat collega’s vertrekken omdat ze elders hun loopbaan voortzetten. We zijn hier niet blind voor en zetten in op trainees, samenwerking met andere gemeenten en kijken kritisch naar ons wervingsbeleid en nog breder naar ons strategisch personeelsbeleid.

In de begroting 2023  hebben we budget opgenomen om de  nieuwe ambities en opgaven waar te kunnen maken. Het gaat om een structureel bedrag ad €  556.000 en een incidenteel bedrag ad € 510.000.  Opgemerkt wordt nog dat de investeringen in de dienstverlening apart  bij de onderdelen ambities structureel en incidenteel zijn opgenomen hoewel dit ook (deels) personele investeringen betreft. De opgenomen bedragen zijn hieronder toegelicht en voor de overzichtelijkheid opgenomen in een tabel. 

Duurzaamheid
Het visietraject duurzaamheid start na de zomer van  2022 en leidt voor de zomer van 2023 tot visie en ambitiebepaling op duurzaamheid. Daarnaast ligt het uitvoeringsplan 2022 / 2023 binnenkort aan het college voor. Om hier uitvoering aan te kunnen geven is er extra 1,4  FTE structurele formatie nodig en zijn er tijdelijke middelen nodig. 
De raad heeft in 2021 de Regionale energietransitie vastgesteld en in 2022 de Warmtetransitievisie. We zitten nu in de fase waarin we uitvoering moeten geven aan deze plannen. Daarnaast ligt op dit moment de laadvisie aan uw raad voor en heeft het college ingestemd met het opstellen van een lokale adaptatiestrategie. Daarnaast ontstaan er ook vanuit de samenleving steeds meer initiatieven op het terrein van de duurzaamheid die inzet van ons vragen. Op dit moment hebben we 0,6 FTE structureel beschikbaar voor duurzaamheid en zetten we daarnaast incidentele middelen in om tijdelijke medewerkers in te huren.

Woningbouwopgave
Landelijk is een groot woningtekort en hebben de gemeenten de opgave om tot en met 2030 1 miljoen extra woningen te bouwen. Met de vaststelling van de 'Woonvisie 2020+: Buitengewoon Wonen in Aa en Hunze' in het voorjaar 2021 heeft de gemeente de ambities bepaald op het gebied van het aantal nieuw te bouwen woningen, de betaalbaarheid, wonen en zorg, doelgroepen, duurzaamheid en bovenal de vitaliteit van de dorpen. De opgave voor het aantal te realiseren woningen bedraagt ca. 400 woningen tot en met 2030. Dit vraagt om een samenhangende en projectmatige aanpak van de woningbouwopgave en een andere manier te werken waarvoor we een programma starten. We pakken de woningbouwopgave op langs drie sporen: 1. Woonbehoefteonderzoek en voorbereidende werkzaamheden woningbouwprioritering 2. Realisatie woningbouwprogrammering en andere manier van werken 3. Monitoring en evaluatie. Dit vraagt veel verschillende disciplines vanuit de organisatie, niet alleen beleidsmatig, maar ook bijv. vanuit grijs en groen, ICT, begeleiden van participatietrajecten etc. Daarnaast stellen we een programmamanager aan. 
We verwachten dat we het eerste jaar nog veel te ontwikkelen en op te zetten hebben waar deze extra inzet op nodig is. Daarnaast zitten woningbouwplannen op dit moment ook in onze reguliere werkzaamheden en leveren we hier het komende jaar ook reguliere capaciteit op. 

Ruimtelijk beleid 
De verhouding tussen vaste medewerkers en inhuur is uit balans. Er zijn op dit moment ongeveer 30 medewerkers bij team ruimtelijk beleid waarvan de helft wordt ingehuurd. De afgelopen jaren is de structurele formatie ruimtelijk beleid vrij constant geweest terwijl  groei in aantal en complexiteit van de opgaven in het ruimtelijke domein een landelijke trend is die we ook in Aa en Hunze herkennen. Hierdoor vindt er veel tijdelijke inhuur plaats. Het is reëel om te verwachten dat we de komende jaren veel werkzaamheden in het ruimtelijk domein houden. Om te kunnen werken aan het opbouwen van kennis en om kosten te besparen (tijdelijke medewerkers brengen hoge inhuurkosten met zich mee) is uitbreiding van de structurele formatie noodzakelijk. Terugkijkend op de afgelopen jaren zien we een aantal ontwikkelingen die de hoeveelheid en complexiteit van het werk vergroot hebben. 
De komende jaren verwachten we dat de opgaven in het Ruimtelijk Domein groot blijven. Om hier vanuit een stabiele basis met collectief geheugen aan te kunnen werken is er behoefte aan extra structurele middelen. Het gaat hierbij om 1,55 Fte grondzaken en 2 Fte ruimtelijke ordening. Waarbij opgemerkt moet worden dat dit in de brede zin van het woord gelezen moet worden. Ook de rol van bijvoorbeeld een adviseur ruimtelijke ordening is aan flinke verandering onderhevig. Waren het voorheen vooral de principeverzoeken en bestemmingsplanprocedures, nu merken we dat de vraagstukken steeds breder en diverser worden. Denk aan onderwerpen op het terrein van mijnbouw, gas- en zoutwinning en complexe ruimtelijke procedures.

Implementatie Informatiebeleidsplan (IBP)
Bij de vaststelling van het informatiebeleidsplan is de bijbehorende formatie niet meegenomen. Deze waren wel al in het plan opgenomen. Het betreft een datascientist en een Office 365 beheerder.
Datascientist: 
Voor de invulling van de datastrategie (datagedreven werken) er een datascientist nodig is. De huidige capaciteit in de organisatie sluit nu niet aan bij wat er nodig is om te kunnen groeien naar een hoger volwassenheidsniveau. Het datagedreven werken is een essentieel onderdeel van de informatiehuishouding bij Aa en Hunze en goede in. De datascientist beheert, structureert en verzamelt data. Het vormt een cruciaal onderdeel in de vorming van sturingsinformatie. In het IBP was de formatie gevraagd voor 2024 maar we halen dat een jaar naar voren omdat de kennis nu al (op inhuurbasis) wordt ingezet voor de managementrapportage. 
Office 365 beheerder:
Voor 2023 en verder geldt dat er formatie nodig is voor de verdere uitrol/implementatie van Office 365. De inzet van cloudapplicaties en inzet van Office 365 als digitaal communicatiemiddel en samenwerkingstool zijn de nieuwe norm voor Aa en Hunze. Om Office 365 strategisch goed en verantwoord hiervoor in te kunnen zetten is voldoende kennis, kunde en structurele capaciteit noodzakelijk in de vorm van 1 extra FTE.

Wet Open Overheid 
We moeten uitvoering geven aan de Wet Open Overheid (WOO), de wet elektronische publicaties en de wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer. Deze wettelijke verplichtingen hebben behoorlijk impact op de gemeentelijke organisatie. Bijvoorbeeld op de manier waarop we documenten registreren veranderd, welke stukken we openbaar maken en hoe we deze publiceren. De kosten worden gedekt uit rijksmiddelen.

 Afvalbeleid 
Dit najaar wordt het nieuwe afvalbeleidsplan vastgesteld door uw raad. De structurele formatie in de organisatie staat al langere tijd niet in verhouding tot de werkzaamheden met betrekking tot afval die er liggen. Zowel op beleid als op uitvoering. De extra lasten die dit met zich mee brengt worden gedekt vanuit de middelen met betrekking tot de afvalstoffenheffing en de verwachte daling van de kosten vanuit het in te zetten nieuwe beleid. Het geheel is daarmee budgettair neutraal.

Regie vluchtelingen/statushouders 
We hebben diverse taken met betrekking tot vluchtelingen en statushouders. Voor een deel hadden we die al, maar we hebben er met de nieuwe wet extra taken bijgekregen. Daar komt de opvang van Oekraïners en de crisisnoodopvang nog bij. Vooralsnog worden deze taken deels door eigen medewerkers opgepakt. Met het gevraagde budget organiseren we tijdelijk 1 FTE voor een regievoerder voor dit onderwerp die de regie en de operationele aansturing op zich neemt.  Daarnaast hebben we de opdracht vanuit het Rijk tot het huisvesten van statushouders. Het inventariseren, onderzoeken en ontwikkelen van opties voor (tijdelijke) wooninitiatieven, ten behoeve van statushouders die in onze gemeente gehuisvest moeten worden willen we projectmatig gaan oppakken. We hebben hier ook nog een achterstand in weg te werken.  Hiervoor is het incidentele budget ook benodigd. Het geheel is budgettair neutraal verwerkt, we verwachten dat het rijk alle kosten hieromtrent vergoedt.

Ondersteuning pijlerregie 
Met de introductie van de pijlers in de begroting is ook gestart met pijlerregie. Elke pijler heeft een pijlerregisseur. Voor de secretariële ondersteuning voor de pijlerregie vragen we extra structureel budget.

Verkeer
Op meerdere vlakken neemt de druk toe. Zo worden vraagstukken complexer en is participatie steeds belangrijker. Onderwerpen als energietransitie en de woningbouwopgave vragen ook meer inzet van de beleidsmedewerker verkeer. Om hieraan tegemoet te kunnen komen, is in eerste instantie incidentele inhuur nodig. Daarvoor huren we een junior beleidsmedewerker verkeer in die het reguliere werk oppakt wat ook de dienstverlening naar de inwoner ten goede komt.

Vastgoedbeheer 
Er zijn steeds meer vraagstukken met betrekking tot vastgoed. Op dit moment is het gegevensbeheer rondom vastgoed niet voldoende belegd in de organisatie waardoor de registraties niet actueel zijn. Hierdoor is onvoldoende zicht op ons maatschappelijk vastgoed.

Buitendienst 
De buitendienst is de afgelopen jaren aan het groeien. We zien binnen het buitenteam dat er veel nieuwe taken bijkomen. Denk aan bestrijding van de eikenprocessierups of het ecologisch maaibeleid tot uitvoering brengen. Dit vergt een andere manier van werken. We merken in het werkveld dat onze essentiële processen altijd door blijven gaan. Denk aan het afvalbrengstation, begrafenissen, gladheidsbestrijding en storingen/calamiteiten. Onze reguliere planningen komen in het gedrang. Denk hierbij aan onderhoud van bomen, wegen, zandpaden etc. Collega’s ervaren een hogere werkdruk en kunnen minder vaak vrij nemen vanuit verantwoordelijkheidsgevoel. Wij hebben 4 fte extra  binnen groen en grijs. Hiermee creëren we meer stabiliteit. Deze extra capaciteit kan gefaseerd worden ingezet,  2fte (€ 100.000) in 2023 en 2 fte (€ 100.000) in 2024.