In deze paragraaf gaan we in op de belangrijkste bedrijfsvoeringsactiviteiten die in 2024 zijn uitgevoerd. De bedrijfsvoeringsprocessen in de organisatie ondersteunen en faciliteren het uitvoeren van onze werkzaamheden die gericht zijn op het vormgeven en uitvoeren van beleid en het leveren van producten voor onze inwoners. Deze onderwerpen zijn 'going concern' taken die in de activiteiten niet of slechts deels worden toegelicht.
Het gaat om de volgende onderwerpen:
Loonkosten
De begrote salariskosten in relatie tot de werkelijke loonsom zien er als volgt uit:
| Loonkosten 2024 | |
|---|---|
| Omschrijving | bedrag |
| Begrote salariskosten 2024 | 20.234.543 |
| Werkelijke salariskosten | -18.166.160 |
| Inhuur tijdelijk personeel t.l.v. vacatureruimte | -1.556.041 |
| Resultaat budget ziektevervanging | -343.109 |
| Resultaat | 169.234 |
Door vacatureruimte en toerekening van overhead vanuit projecten (o.a. opvang Papenvoort en de Biester, Nij Begun en GALA) is er sprake van een incidenteel voordeel op de salariskosten. Deze ruimte wordt incidenteel ingezet voor de inhuur van tijdelijk personeel. Voor het bepalen van het totaal van de loonkosten wordt het resultaat op het flexibel personeelsbudget hiermee verrekend. Voor 2024 is er per saldo sprake van een incidenteel voordeel van € 169.234.
Informatisering, automatisering en informatieveiligheid
Informatisering: Het eind 2022 opgestelde Informatiebeleidsplan vormt de leidraad voor de activiteiten van informatisering in de periode 2023-2026. Een belangrijke mijlpaal binnen dit plan was de invoering van “Werkomgeving 2024”. Alle medewerkers zijn succesvol overgestapt op een nieuwe, stabiele en veilige digitale werkomgeving. Dit was niet alleen technisch een behoorlijke operatie, de medewerkers moesten allemaal op een andere manier gaan werken en werden daarbij waar nodig begeleid. We werken nu volledig in de cloud, waardoor samenwerking intern en met onze partners makkelijker is geworden. Medewerkers ervaren minder storingen, de tevredenheid is toegenomen en de belasting bij de helpdesk is merkbaar lager. Met deze vernieuwingen sluiten we goed aan op ons Informatiebeleidsplan en maken we digitaal samenwerken makkelijker en efficiënter.
Automatisering: We lieten onderzoeken of onze ICT voorzieningen toekomstbestendig zijn ingericht en welke activiteiten wij eventueel nog moeten doen om voor de komende tien jaar een goed functionerende ICT omgeving aan te bieden. In dit onderzoek werd gekeken naar automatisering. Automatisering is gericht op het faciliteren en beheren van de werkplekken, applicaties, communicatielijnen en het netwerk. De beoordeling vanuit dit onderzoek was positief ten aanzien van onze huidige ICT voorzieningen. Aangeraden werd om de uitwijkomgeving te verbeteren, de vanaf 2026 wettelijk verplichte SIEM/SOC ten bate van de informatiebeveiliging in te richten en te werken aan een verbeterde samenwerking tussen automatisering, informatisering en de organisatie.
Informatieveiligheid: In november vond de jaarlijkse cyberoefening plaats. Daarbij wordt het cybercrisisplan beoefend en geoptimaliseerd. Ook het organiseren van forensische ondersteuning bij grote incidenten draagt bij aan het continu verbeteren van informatieveiligheid. Bewustwordingssessies werden georganiseerd in de teams en een phishing test werd uitgevoerd. Een belangrijke ontwikkeling die hierin op ons afkomt is de nieuwe Cyberbeveiligingswet (NIS2) waarin de huidige beveiligingsnormen worden omgezet in formele wetgeving.
Personeel en organisatie
Flexibel en wendbaar: We zien als gemeente nieuwe taken op ons afkomen en nieuwe ontwikkelingen elkaar snel opvolgen. Dat vraagt om een organisatie die flexibel is en kan meebewegen met de actuele ontwikkelingen. Dit doen we door steeds vaker programmatisch en projectmatig te werken; in 2024 deden we dat onder andere bij het programma wonen, programma dienstverlening en de projecten WOO, omgevingsvisie en duurzaamheid. Ook hebben we onze arbeidsmarktcommunicatie aangepast om de juiste mensen aan te trekken passend bij deze uitdagingen en onze manier van werken. Door eenduidige communicatie in woord en beeld over wie we zijn en wat we doen weten we de goede mensen te bereiken. Door het aanbieden van voldoende leermogelijkheden blijven medewerkers vakinhoudelijk up-to-date waarmee de organisatie blijvend interessant is voor medewerkers.
Team opvang en inburgering: We zijn een nieuw team gestart voor opvang en inburgering. Vanuit de crisissituatie die ontstond bij de grote toestroom van Oekraïense vluchtelingen die acuut opvang nodig hadden is in eerste instantie snel gehandeld vanuit de bestaande organisatiestructuur. Omdat de belasting hiervan op de teams op termijn niet houdbaar was, is ervoor gekozen om een apart team opvang en inburgering te starten. Door borging met de juiste structuur functioneert het team beter en staat het sterker in verbinding met onze gemeentelijke organisatie wat de samenhang en effectiviteit verhogen.
Kantine en werkplekken: We hebben de kantine in eigen beheer genomen. Dit is goedkoper en zorgt tevens voor een betere afstemming en hogere kwaliteit van de geleverde producten. We zijn in 2024 begonnen met de voorbereidingen voor een interne verhuizing op het gemeentehuis. Het doel daarvan is flexibele werkplekken beschikbaar maken in overeenstemming met de gegroeide organisatie, afgeschreven meubilair vervangen en het zorgen dat de werkplekken voldoen aan de geldende Arbo-normen.
Fraude en integriteit
De gemeente Aa en Hunze hecht er waarde aan dat haar medewerkers in een goede sfeer kunnen samenwerken en respectvol met elkaar omgaan. Bovendien moeten burgers onvoorwaardelijke kunnen vertrouwen op het openbaar bestuur en de politiek van onze gemeente. We hebben daarom doorlopend aandacht voor integriteit en (het voorkomen van) fraude.
Integriteit: We willen een goede organisatie zijn, met een open en ethische cultuur. Dat betekent ruimte voor tegenspraak en verandering. In onze houding en gedrag gelden algemene fatsoensnormen en handelen we integer. Bij de gemeente Aa en Hunze verwachten we van onze medewerkers een integere grondhouding.
Om de integriteit binnen onze organisatie te waarborgen, hebben wij maatregelen getroffen die met regelmaat onder de aandacht gebracht:
• Medewerkers, bestuurders en volksvertegenwoordigers leggen bij aanstelling de eed of belofte af en verklaren zich te houden aan wettelijke gedragsnormen.
• Bij indiensttreding wordt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) gevraagd.
• Voor overheidsorganisaties gelden basisnormen die integriteit beschermen en borgen.
• In onze gedragscode zijn de uitgangspunten voor integer handelen vastgelegd.
• In 2024 zijn wij begonnen met het vernieuwen van de klachtenregeling voor ongewenste omgangsvormen.
• Daarnaast kunnen medewerkers terecht voor vragen of meldingen over integer gedrag bij een intern of extern vertrouwenspersoon.
• Voor het melden van vermoedens van misstanden is een klokkenluidersregeling beschikbaar, in 2024 zijn wij gestart met het vernieuwen van deze regeling.
Fraude: Fraude is een vorm van financiële integriteit. Naast de hierboven genoemde zaken is hiervoor aandacht in de budgethoudersregeling, (bevoegdheid tot het doen van uitgaven) en het treasurystatuut (functiescheiding in financiële transacties). Hiermee houden wij het risico op fraude zo klein mogelijk.
Continuïteitsbeoordeling
Gemeenten worden gezien als de overheidslaag die het dichtst bij de inwoner staat. Gemeenten krijgen de afgelopen jaren steeds meer taken en verantwoordelijkheden en dezen hebben vaker het karakter van crisis gekregen, waarbij met spoed een oplossing moet worden gezocht. Dat gaat om opvang van vluchtelingen, maar ook om compensatieregelingen voor bijvoorbeeld energie. Grote onderwerpen voor de toekomst zijn de bestaanszekerheid van inwoners (staat onder druk), de demografische ontwikkeling (vergrijzing) en ruimtelijke schaarste. De ontwikkelingen en opgaven van nu hebben vaak een ruimtelijk effect. Thema’s als woningbouw, duurzame energievoorziening, klimaatadaptatie, natuurontwikkeling, stikstofreductie, sociale inclusie, (verkeers)veiligheid, economie recreatie en toerisme leggen een claim op de schaarse ruimte. Op korte termijn zijn er geen voornemens om taken of activiteiten te beëindigen. Wellicht wordt er in het kader van het 'ravijnjaar' en de daarbij behorende noodzakelijke ombuigingen nog wel kritisch gekeken naar nut en noodzaak van de gemeentelijke taken en activiteiten.