In de sturingsmonitor, onderdeel pijler 5, bent u inhoudelijk geïnformeerd over de (meeste) activiteiten met betrekking tot de bedrijfsvoering. Dit betreft dan onderwerpen rond organisatieontwikkeling en personeelsbeleid (5.1.1.2, 5.1.1.8 en 5.1.1.10), huisvesting van de buitendienst (5.1.1.9 en 5.1.1.11), sturing en regie (5.1.1.1, 5.1.2.1 en 5.1.2.3)) en informatisering/automatisering (5.2.1.3 en 5.2.1.4). Daarnaast ben u op 30 maart in een besloten sessie geïnformeerd over de organisatie en de dienstverlening.
Een aantal overige van belang zijnde onderwerpen wordt hieronder nog toegelicht:
Loonkosten
De begrote salariskosten in relatie tot de werkelijke loonsom zien er als volgt uit:
| Loonkosten 2022 | |
| Omschrijving | bedrag |
| Begrote salariskosten 2022 | 15.980.000 |
| Werkelijke salariskosen | -14.314.000 |
| 1.666.000 | |
| Inhuur tijdelijk personeel t.l.v. vacatureruimte | -1.518.000 |
| Resultaat flexibel personeelsbudget | -273.000 |
| Resultaat | -125.000 |
Door vacatureruimte is sprake van een incidenteel voordeel op de salariskosten. Deze ruimte wordt incidenteel ingezet voor de inhuur van tijdelijk personeel. Voor het bepalen van het totaal van de loonkosten wordt het resultaat op het flexibel personeelsbudget hiermee verrekend. Voor 2022 is er per saldo sprake van een incidenteel nadeel van € 125.000.
Dienstverlening
Over deze onderwerpen bent u inhoudelijk geïnformeerd in de sturingsmonitor 2023. De teksten hierover zijn te vinden in het jaarverslagdeel bij de samenvattingen van de pijlers 1 en 5. Toegevoegd kan nog worden dat het eind 2022 uitgevoerde onderzoek naar de dienstverlening een gematigd positiever beeld heeft gegeven. U bent hierover ook middels een brief geïnformeerd.
Informatisering en automatisering
Opschakelen om bij te blijven!
Tot de zomervakantie werd er door de coronapandemie nog veel thuisgewerkt. Dit thuiswerken is inmiddels goed gefaciliteerd. In 2022 hebben we een nieuw strategisch informatiebeleidsplan ontwikkeld. In dit plan staan onze ambities, verwachte ontwikkelingen en welke projecten we gaan uitvoeren. Het strategisch IBP betreft een periode van vier jaar (2023 t/m 2026). De financiële vertaling hiervan is opgenomen in de begroting 2023 e.v.
De nieuwe raad is voorzien van apparatuur en uitleg over de systemen. Daarnaast is voor de organisatie hybride vergaderen mogelijk gemaakt in diverse vergaderzalen.
In 2022 zijn de systemen voor de omgevingswet gereed gemaakt. Door uitstel van de omgevingswet (vooralsnog tot 1 januari 2024) zijn deze systemen nog niet in productie. Daarnaast hebben we ons nieuwe zaaksysteem ingericht. Inmiddels is dit systeem in gebruik genomen. Bij andere informatiesystemen zijn diverse grote en kleine wijzigingen doorgevoerd die de bedrijfsvoering verbeteren.
Door de steeds maar verdergaande digitalisering neemt de druk op het beheer van onze systemen toe. In 2022 is extra capaciteit aangetrokken om onze (belangrijke) informatiesystemen in de lucht te houden. Daarnaast hebben we externe capaciteit ingezet om de kwaliteit van onze basisregistraties op orde te krijgen. Door de toenemende dreiging van cyberaanvallen is in 2022 veel tijd besteed om onze gemeente digitaal weerbaar te maken. Samen met het team automatisering hebben we er voor gezorgd dat onze belangrijkste informatiesystemen/applicaties van 2 factor authenticatie zijn voorzien. Tevens is er een cybercrisisplan/organisatie ingericht. In 2022 hebben we een cyberaanval geoefend. Door de verdere inzet van het Microsoft365 platform zijn we beter in staat om te zien wat de bedreigingen op ons netwerk zijn.
In 2022 zijn we ook weer voor de (ENSIA) audit geslaagd.
Wet Open Overheid (WOO)
De Wet openbaarheid van bestuur (Woo) heeft tot doel heeft meer openheid te bieden in het bestuur en burgers meer inzicht te geven in de werkwijze van de overheid. Hierdoor hebben burgers het recht om informatie op te vragen bij de overheid. De Woo is van toepassing op alle bestuursorganen in Nederland, zo ook de gemeente Aa en Hunze. Binnen de Woo moeten verschillende categorieën informatie actief openbaar worden gemaakt.
De VNG verdeelt de implicaties van de Woo voor het bestuursorgaan op vier ambitieniveaus, waarbij de gemeente Aa en Hunze zich committeert aan niveau 'basis'. Dit betekent dat de gemeente zich richt op het implementeren van de informatiecategorieën uit fase I, die onder andere betrekking hebben op bereikbaarheidsgegevens van het bestuursorgaan en vergaderstukken van vertegenwoordigende lichamen van decentrale overheden.
In de opvolgende implementatiefasen zal de gemeente dezelfde stappen herhalen als in fase I. Hoewel de informatiecategorieën voor de volgende fasen nog niet bekend zijn op het moment van oplevering, adviseert de stuurgroep PLOOI en de minister bestuursorganen niet te wachten met de voorbereidingen voor implementatiefase II en III wanneer zij verder zijn met implementeren dan de Rijksoverheid. De gemeente zal na afronding van fase I een besluit nemen over hoe zij omgaat met deze situatie en de eerdere fasering van de VNG als leidraad gebruiken bij eventuele voorbereidingen voor implementatiefase II en III
Fraude en integriteit
Gemeente Aa en Hunze is er alles aangelegen dat haar medewerkers in een goede sfeer kunnen samenwerken en respectvol met elkaar omgaan. Bovendien moeten burgers onvoorwaardelijke kunnen vertrouwen op het openbaar bestuur en de politiek van onze gemeente. We willen een goede organisatie zijn, met een open en ethische cultuur. Dat betekent ruimte voor tegenspraak en verandering. In onze houding en gedrag gelden algemene fatsoensnormen en handelen we integer.
Een medewerker van een gemeentelijke organisatie, bestuurder of volksvertegenwoordiger zweert door de eed of belofte af te leggen zich te houden aan wettelijke gedragsnormen. Daarnaast gelden er voor alle overheidsorganisaties diverse basisnormen die de integriteit moeten beschermen en borgen. Het hebben van een eigen gedragscode is daar een van. Maar minstens zo belangrijk is dat integriteit een grondhouding moet zijn, een mentaliteit. Bij de gemeente Aa en Hunze verwachten we dat van onze medewerkers.
Om de integriteit te waarborgen zijn de volgende zaken geregeld:
• Gedragscode
• Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen
• Contactpersonen integriteit
• Klokkenluidersregeling
Fraude is een vorm van financiële integriteit. Naast in de hierboven genoemde zaken is hiervoor ook aandacht in de budgethoudersregeling, (bevoegdheid tot het doen van uitgaven) en het treasurystatuut (functiescheiding in financiële transacties). Het risico op fraude wordt hierdoor zo klein mogelijk.
Continuïteitsbeoordeling
Gemeenten krijgen de afgelopen jaren steeds meer taken en verantwoordelijkheden. Gemeenten worden gezien als de overheidslaag die het dichtst bij de burger staat. Dat is de reden geweest om een aantal jaren geleden een aantal zaken te decentraliseren, maar dat was onderdeel van een trend die er al langer was. De afgelopen jaren hebben nieuwe taken vaker het karakter van crisis gekregen, waarbij met spoed een oplossing moest worden gezocht. Dat gaat om opvang van vluchtelingen, maar ook om compensatieregelingen voor bijvoorbeeld energie. Grote onderwerpen voor de toekomst zijn: de bestaanszekerheid van inwoners staat (staat onder druk), de demografische ontwikkeling (vergrijzing) en ruimtelijke schaarste. De gemeente heeft bij uitstek invloed op de fysieke omgeving waarin inwoners leven. De ontwikkelingen en opgaven van nu hebben vaak ook een ruimtelijk effect. Thema’s als woningbouw, duurzame energievoorziening, klimaatadaptatie, natuurontwikkeling, stikstofreductie, sociale inclusie, (verkeers)veiligheid, economie recreatie en toerisme leggen een claim op de schaarse ruimte. Op korte termijn zijn er geen voornemens om taken of activiteiten te beeindigen.