Welkom

Geachte leden van de raad,

Voor u ligt het document 'bestuursrapportage 2021.

Binnen de vernieuwde P&C cyclus is het na de sturingsmonitor nu de beurt aan de bestuursrapportage.  De vernieuwde P&C cyclus is een groeimodel en we zijn daarin een lerende organisatie. We zijn dan ook benieuwd naar uw reactie.

In deze bestuursrapportage wordt u geïnformeerd over de voortgang van de activiteiten uit de begroting 2021. We doen dit op afwijkingen en gebruiken hiervoor het 'stoplichtmodel'.   Voor een toelichting hierop  verwijzen we u naar de inleiding.  We melden alleen de bijzonderheden, als er sprake is van omstandigheden die zorgen voor een (verwachte) afwijking van de begroting.  Hierin is in het bijzonder aandacht voor de gevolgen van Corona.   In de algemene tekst per pijler is aandacht voor de zaken die goed lopen zonder deze allemaal  in detail te benoemen.   

Op hoofdlijnen kunnen we u mededelen dat veel dingen goed gaan en dit jaar kunnen worden afgerond. Natuurlijk zijn er ook zorgpunten. Door een combinatie van factoren lopen we tegen de grenzen van de organisatie aan. Hiervoor vragen we in deze bestuursrapportage extra (incidentele) middelen.                                                               

Behalve de voortgang van de activiteiten treft u in de bestuursrapportage ook de noodzakelijke financiële bijstellingen aan. Deze noodzakelijke bijstellingen zijn incidenteel en structureel van aard en nodig om de budgetten actueel te houden en om een goede basis te hebben voor het opstellen van de begroting 2022. Daarnaast zijn deze nodig om niet met begrotingsonrechtmatigheden te maken te krijgen. 

De bijstellingen leiden tot een  negatief  resultaat in deze bestuursrapportage van €  461.000.   Hiervan is -/- €  238.000    structureel en -/- €  223.000  incidenteel van karakter. Onze financiële positie biedt hiervoor voldoende ruimte om dit op te kunnen vangen.

De behandeling van deze bestuursrapportage door uw raad zal plaats vinden op 30 juni 2021.

Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend,

 

Mevrouw mr. M. Tent                     de heer A.W. Hiemstra

Secretaris                                             burgemeester

Voorstellen Bestuursrapportage 2021

Aan uw raad wordt voorgesteld:

 

1.  De rapportage met betrekking tot de voortgang van de activiteiten voor kennisgeving aan te nemen.

2. De voorgestelde bijstellingen van de budgetten over het lopende jaar 2021 vast te stellen door vaststelling van de 10e begrotingswijziging 2021.

3  Het incidenteel  nadelige resultaat van de bijstellingen uit deze bestuursrapportage ad €  223.000 te onttrekken aan de VAR.

4.  Het structureel nadelige resultaat van de bijstellingen uit deze bestuursrapportage ad €  238.000 in 2021 incidenteel te onttrekken aan de VAR en te betrekken bij het opstellen van de begroting 2022.

College van burgemeester en wethouders gemeente Aa en Hunze,

Mevrouw mr. M. Tent                     de heer A.W. Hiemstra

                  

Secretaris                                               burgemeester

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Aa en Hunze in de openbare vergadering van 30 juni 2021.

Met in acht neming van aangenomen moties en amendementen.

 

De griffier,                                                         De voorzitter,

                              

Mr. E.P. van Corbach                                 A.W. Hiemstra

Dit is de eerste keer dat we uw raad  een bestuursrapportage  aanbieden. Deze rapportage valt buiten de notitie ‘trefzeker meebewegen’ waarin alleen wordt gesproken over een financieel bijstellingsmoment. Omdat er wel behoefte is aan informatie over de voortgang van het beleid is deze bestuursrapportage ingevoegd in de cyclus. De tijd tussen het vaststellen van de activiteiten in de begroting 2021 en het moment dat er over wordt gerapporteerd in een werkconferentie of bij de sturingsmonitor is anders wel erg lang. Daarnaast levert de bestuursrapportage ook actuele informatie op voor het opstellen van de begroting 2022.

Activiteiten

In deze rapportage  informeren we uw raad over de voortgang van de activiteiten uit de begroting 2021. We doen dat op afwijkingen via het stoplichtmodel.  In dit betreffende onderdeel vermelden we per pijler de bijzonderheden per activiteit en geven we een samenvatting van de stand van zaken.  Dat betekent dat alleen de activiteiten met een 'oranje' of 'rode' kleur zichtbaar zijn in de rapportage. De activiteiten die geheel volgens planning verlopen  ('groene' kleur), worden alleen in de algemene tekst bij de pijler benoemd en niet tot in detail per activiteit beschreven. 

Binnen het 'stoplichtmodel' zijn de kleuren als volgt te verklaren:
a. Rood: activiteit loopt niet volgens planning, is (veel) duurder dan geraamd of kost (veel) meer personele inzet.
b. Oranje: activiteit loopt nog wel volgens planning maar er zijn omstandigheden die risicovol zijn om een goede voortgang qua tijd, geld en personeel te kunnen garanderen.
c. Groen: activiteit verloopt volgens planning . Omdat wij alleen op afwijking rapporteren, treft u deze laatste categorie  dus niet aan bij de rapportage op activiteitniveau, alleen via de algemene tekst per pijler.  

Sinds de vaststelling van de begroting door uw raad zijn wij hard aan de slag gegaan met onze ambities op het gebied van sterk, vitaal en veilig maken en houden van onze gemeente. Via de vijf pijlers informeren wij over de stand van zaken. We zijn ambitieus in wat we willen bereiken en Corona had en heeft  een grote impact. Op onze inwoners, ondernemers maar zeker ook op wat er van ons als gemeente gevraagd is. Effecten die we bij het opstellen van de begroting niet hadden voorzien. Daarbij valt bijvoorbeeld te denken aan de toename van de bouwaanvragen die de werkzaamheden voor de  invoering van de  Omgevingswet onder druk heeft gezet. Ook verder zien we dat we tegen de grenzen van de organisatie aan lopen. we hebben te maken met een hoog ziekteverzuim, natuurlijk verloop en hebben last van de krapte op de arbeidsmarkt waardoor functies, ook bij tijdelijke inhuur, lastig of niet zijn in te vullen. We zijn creatief in oplossingen zoals werken met trainees, intern medewerkers anders inzetten maar dit kost inwerk- en begeleidingstijd. Dit alles maakt dat we continu moeten herprioriteren en helaas vaak planningen zoals ten aanzien van het uitvoeringsprogramma Woonvisie en het grondbeleid moeten bijstellen. 

Ten aanzien van de financiën van het Sociaal Domein kunnen we nog opmerken dat er van rijkswege wel extra middelen zijn toegezegd voor jeugd en onderwijs. De omvang en reikwijdte hiervan is nog niet precies bekend zodat we dit nog niet hebben meegenomen in de bijstellingen.

Het rapporteren over de activiteiten in deze vorm zien we als een tijdelijke situatie. Op termijn hopen we dit meer 'realtime' aan te kunnen bieden. Tot die tijd maken we gebruik van deze vorm van verantwoording.

Bijstellingen 2021

In de notitie Trefzeker meebewegen hebben we als stip op de horizon (wensbeeld) aangegeven op termijn geen financiële bijstellingen meer nodig te hebben. Zover zijn we nog niet. Op dit moment hebben we nog financiële bijstellingen nodig om de budgetten actueel te houden en te zorgen dat we niet tegen begrotingsonrechtmatigheden aanlopen. Momenteel zijn we aan het onderzoeken wat een goed moment is om de autonome ontwikkelingen  die feitelijk geen integrale afweging  behoeven voor te leggen aan uw raad. Vooralsnog  zijn de autonome ontwikkelingen  opgenomen in deze bestuursrappportage. Het tweede bijstellingsdocument krijgt u in december ter vaststelling aangeboden in de Najaarsbijstellingen 2021.

Hieronder treft u de planning aan van de overige P&C documenten van 2021:

Jaarrekening 2020                                                     Raadvergadering (vaststelling)                                                             30 juni 2021

Begroting 2022                                                            Raadsvergadering (vaststelling)                                             11 november 2021

Najaarsbijstellingen                                                   Raadvergadering (vaststelling)                                                  9 december 2021

 

Resultaat Bestuursrapportage  2021

Het resultaat van alle bijstellingen  in deze bestuursrapportage is € 461.000 negatief.  Hiervan is -/-  € 238.000   structureel en  -/-  € 223.000  incidenteel  van karakter. Voorgesteld wordt om het totale nadeel te onttrekken aan de VAR (Vrije Algemene Reserve).  Het structurele nadeel ad € 238.000 heeft gevolgen voor de uitgangspositie voor het opstellen van de begroting 2022.  De huidige stand van het structurele begrotingssaldo op 1 januari 2022 biedt evenwel voldoende ruimte om dit nadeel op te kunnen vangen. Ook de stand van de VAR is voldoende hoog om het nadeel van de bestuursrapportage incidenteel te kunnen verwerken.  Opgemerkt moet worden dat dit saldo minder positief is dan het lijkt omdat er in de begroting 2021 ook meerjarig al onttrekkkingen aan de VAR zijn ingepland.  De doorwerking van de cijfers in het begrotingssaldo en in de VAR treft u hieronder aan.

Financiele positie

Het structurele nadeel van de bijstellingen ad € 238.000 verlaagt het startpunt voor het opstellen van de begroting 2022:

Beginsaldo structureel     (op basis van de begroting 2021)                  € 1.577.000,--

Minus bijstellingen                                                                                                            € 238.000,--

Beginsaldo begroting 2022                                                                                        € 1.339.000,--

Stand van de VAR

Het saldo van de bijstellingen ad € 461.000,-- wordt incidenteel onttrokken aan de VAR.

Beginstand 1-1-2021 (op basis van de begroting 2021)                         € 7.904.000,--

Resultaat bestuursrapportage                                                                                   €  461.000,--   -/-

Tussenstand 30-06-2021                                                                                            € 7.443.000,--

 

De hoofdlijnen uit de bijstellingen staan hieronder vermeld.

Voor een gedetailleerde toelichting op deze en alle andere bijstellingen wordt u verwezen naar de  toelichting per pijler.

De coronapandemie heeft een ongekende impact op onze maatschappij. De directe gevolgen van COVID-19 hebben ook in de eerste maanden van 2021 de levens van bijna iedere Nederlander bepaald. Berichtgeving over de aantallen besmettingen, sterftecijfers en overbelaste IC’s in ziekenhuizen domineerden de media. Langzamerhand lijkt de verspreiding van het coronavirus nu meer onder controle. Dankzij het toenemend aantal gevaccineerden lijkt het er gelukkig wel op dat het einde in zicht komt. Naar verwachting worden de maatregelingen in de komende maanden steeds meer los gelaten. Echter zal er nog steeds rekening moeten worden gehouden met maatregelen vanuit de Rijksoverheid. Daarnaast zal de coronacrisis ook op de lange termijn nog financiële en sociaal-maatschappelijke gevolgen hebben. De vraag is welke mogelijke toekomstige ontwikkelingen ons nog te wachten staan. En hoe kunnen we ons daar het beste op voorbereiden. Welke ontwikkelingen door de coronapandemie hebben een tijdelijk, en welke hebben een blijvend effect?

De verwachting is dat er in de loop van 2021 steeds meer versoepelingen komen. Dit kan leiden tot complexe vragen van inwoners en ondernemers. Op dit moment komen de vraagstukken m.b.t. corona via verschillende manieren binnen in de organisatie. Deze worden verzameld en besproken in de projectgroep corona. De vragen worden door de projectgroep behandeld met hulp van collega's die expertise hebben op het desbetreffende gebied. Bepaalde vragen worden afgestemd met de VRD om te zorgen dat er binnen Drenthe een eenduidig beleid is en/of vanwege de complexiteit van de vraag. De verwachting is dat de projectgroep corona na de zomer af gaat schalen en dat vragen weer in de lijn worden uitgezet.

In uitzonderlijke gevallen wordt er ontheffing verleend. Zo is er twee keer een ontheffing verleend aan families die graag nog een gezellig familieweekend wilden vieren met een terminaal ziek familielid. Als gemeente proberen we een ‘nabije’ gemeente te zijn. Dit doen we onder andere door verschillende doelgroepen een hart onder de riem te steken en door goed in contact te blijven met inwoners, ondernemers en verenigingen. Verder zijn er in het kader van Vitamine A dit jaar, evenals afgelopen december, leuke, coronaproof activiteiten georganiseerd en zijn er bloemen langsgebracht bij zorgcentra die hard zijn getroffen door corona. Naast leuke activiteiten en acties, worden verenigingen ook op praktische manieren ondersteund. Bij sportverengingen is een deel van de huur kwijtgescholden en dorpshuizen hebben een bedrag gekregen om gederfde inkomsten mee te compenseren. De Frisse Startregeling is in het leven geroepen om sociale activiteiten (financieel) te ondersteunen. Hier wordt volop gebruik van gemaakt. Tot het einde van 2021 kan er nog gebruik van worden gemaakt.

Toezicht/handhaving speelt een belangrijke rol sinds het begin van de crisis. In de eerste maanden van de crisis werd er intensief toezicht gehouden. Deze aanpak is in september/oktober van vorig jaar veranderd naar een zogeheten ‘piepsysteem’. Dat houdt in dat er gecontroleerd wordt bij meldingen en er af en toe zelf op pad gegaan wordt in de gemeente. Dit laatste is vooral bedoeld om in contact te blijven met ondernemers en bedrijven in de gemeente en te helpen waar nodig. Wanneer er wijzigingen optreden in de maatregelen, gaan we vaker op pad. Het algehele beeld is overigens dat de maatregelen goed worden nageleefd in de gemeente Aa en Hunze. Sporadisch wordt er handhavend opgetreden, meestal is het opgelost na een goed gesprek met ondernemer of bewoner. Tot nu toe zijn er geen dwangsommen opgelegd.

De gevolgen van de coronacrisis zijn overal in de samenleving merkbaar. Ook intern hebben we er natuurlijk mee te maken gehad. Er zijn een aantal collega's besmet geweest. Een aantal hiervan is hierdoor langdurig uit de running. Deze werkzaamheden worden opgevangen door andere collega's, wat bij een aantal teams resulteert in toegenomen werkdruk. Daarbovenop komen nog eens het thuiswerken en andere aanpassingen door de genomen maatregelen. Het algemene beeld wat betreft thuiswerken is dat het een aantal voordelen heeft, maar bijna iedereen geeft aan de collega’s en gesprekken bij het koffieapparaat te missen. Al met al is het werken binnen het gemeentehuis sterk veranderd voor alle medewerkers. De werkwijze aan de balie is bijvoorbeeld drastisch veranderd door alle maatregelen. Dit was wennen, maar loopt nu goed. Het werken op afspraak bevalt zelfs zo goed, dat we dit graag na de corona willen behouden. Bij de buitendienst en op het afvalbrengstation zijn de werkzaamheden nauwelijks veranderd, maar worden de maatregelen in acht genomen mede voor eigen veiligheid en hun voorbeeldfunctie.

Bij ICT zijn de werkzaamheden niet sterk veranderd, maar zijn er door het thuiswerken wel veel meer vragen en is er dus meer ondersteuning nodig. Hier wordt voor de komende periode extra personeel ingehuurd. Bij de backoffice zien we een toename in werkzaamheden. Er worden meer bouwvergunningen aangevraagd en ook het aantal telefoontjes is toegenomen. Daarnaast is er sprake van uitgesteld werk, bijvoorbeeld bij de frontoffice waar het aantal huwelijken op dit moment is teruggelopen. Hier wordt na de coronaperiode een flinke toename in aanvragen verwacht. Dat geldt ook voor de aanvragen voor evenementen. Ook dit zorgt voor een toegenomen werkdruk bij de organisatie.

De coronacrisis vraagt veel van zowel de samenleving als de gemeentelijke organisatie. De ogen zijn echter gericht op de toekomst. Wat de toekomst gaat brengen is onzeker, echter worden er herstelplannen gemaakt om de gevolgen van de coronacrisis te beperken. We houden oog voor de langetermijneffecten van de crisis op economisch en sociaal-maatschappelijk gebied. Daarover zijn we met u als  gemeenteraad in gesprek. Daarnaast willen we de goede ontwikkelingen uit deze coronacrisis behouden. We zagen het afgelopen jaar de kracht, positiviteit en weerbaarheid van onze inwoners, ondernemers en verenigingen. Inwoners konden altijd terugvallen op een van de vele naoberschapsinitiatieven in de dorpen. De sociale cohesie binnen dorpen viel sowieso te prijzen: verenigingen en inwoners organiseerden ontzettend veel sociale, coronaproof activiteiten. Ook ondernemers en bedrijven toonden een enorme veerkracht en zaten niet bij de pakken neer.  Al met al is er hoop voor een betere toekomst.